Muito tem se falado nos últimos tempos sobre BPM. É, sem dúvida, uma das siglas mais ouvidas e comentadas do momento. Mas, como toda tecnologia nova, padece de males conhecidos: confusão de conceitos, divergências de entendimento, com um certo nível de propaganda "duvidosa" que a mídia pouco consegue filtrar. Por essa razão, escolhemos este tema para ser analisado e aprofundado.

Com certeza, não há como exaurir um tema tão vasto em um pequeno artigo como este. No entanto, seremos concisos e diretos e abordaremos os pontos que acreditamos serem vitais para a adequada compreensão do BPM.

Primeiras definições
Para começar, se estamos falando de tecnologia (e estamos!), o correto seria sempre empregar o termo "BPMS" (Business Process Management Software). O conceito de BPMS é totalmente análogo ao de DBMS (Database Management Software); enquanto este gerencia dados, aquele gerencia processos. Claro que, para fins práticos, podemos chamar um BPMS de "ferramenta de BPM" ou "software de BPM" ou, até mesmo, de "BPM" (assim como muitas vezes chamamos, por exemplo, o Oracle de um "banco de dados", e não de um DBMS).

Assim, podemos definir um BPMS como:

"Uma categoria de softwares que visa atender o ciclo completo da Gestão de Processos, composta por: modelagem, redesenho, implementação, monitoramento e otimização de processos."

Evitando a armadilha das siglas
Todos sabemos que um dos males da TI é o excesso de siglas. A situação piora quando siglas iguais ou parecidas são usadas no mercado. E, infelizmente, o termo "BPM" está gerando muita confusão por ter diferentes sentidos no mundo atual.

A sigla BPM pode significar:

· "Business Process Modeling", ou seja, "modelagem de processos de negócio", o que é apenas UM dos recursos de um BPMS. Muitas ferramentas que se denominam "BPM" fazem, na realidade, apenas uma pequena fração do que é um verdadeiro BPMS.
· "Business Performance Management": esta é uma outra categoria de software, mas que, como tem a mesma sigla, é confundida (com uma freqüência significativa) com Business Process Management.
· "Business Process Management" na acepção de gestão, não de tecnologia. Em português, a tradução mais adequada seria "Gestão de Processos" ou "Gestão por Processos". Em inglês, no entanto, não há esta diferença. Assim, pode-se dizer: "Implantamos BPM na nossa empresa", no sentido de que foi implantada a filosofia de gestão por processos, sem ter, necessariamente, nenhuma relação com sistemas de TI.
· "Business Process Management" na acepção de tecnologia. É com este sentido que sempre estaremos empregando a sigla BPM.

Para evitar confusões, sugerimos aos nossos leitores que, em qualquer tratativa sobre "BPM", sempre esclareçam para as partes envolvidas qual destes 4 significados está sendo efetivamente utilizado.

Mas, afinal, o que um BPMS deve ter?
Há vários estudos, de diferentes fontes respeitáveis, tais como Gartner, IDC, Forrester e BPMG, que enumeram os requisitos de um BPMS. Apesar de haver diferenças nas definições empregadas, existe uma crescente convergência, unificando cada vez mais o conceito de um BPMS.

Assim, atualmente espera-se que uma verdadeira solução de BPM:

1. seja aderente aos padrões da área (BPMN, BPEL e/ou BPML)
2. permita modelar processos de negócio, podendo também simulá-los e documentá-los extensivamente
3. tenha componentes prontos para integração com sistemas heterogêneos. Integrações via Web Services, JMS e JCA são básicas, sendo esperados mecanismos prontos para conectar com ERPs (SAP, Peoplesoft, Oracle E-Business Suite etc.)
4. possua componente de BAM (Business Activity Monitoring) ou integre-se nativamente a um produto deste tipo. Uma solução de BAM monitora em tempo real os indicadores dos processos, e permite que os gestores tomem ações corretivas imediatamente
5. possua componente de BRM (Business Rules Management) ou integre-se nativamente a um produto deste tipo. Um BRM permite separar as regras dos processos do código de aplicação, permitindo que usuários de negócios configurem estas regras de forma ágil e transparente.

Recomendamos aos nossos leitores utilizar esta lista como uma referência ao avaliar soluções de BPM, verificando o seu grau de aderência a estas requisitos.

Vinícius Amaral é diretor de Negócios e Tecnologia da iProcess