Para o título da coluna desta semana, na qual falo sobre comunicação em projetos, tomei emprestada uma expressão que era utilizada pelo Chacrinha, também conhecido como o “Velho Guerreiro”.

Para os mais jovens leitores da coluna, que não tiveram a oportunidade de conhecer esta personalidade, Chacrinha foi um dos maiores comunicadores do rádio e da televisão brasileira, tendo sido líder de audiência durante três décadas.

Ao longo de sua carreira de quase 50 anos forjou expressões e bordões que invadiam as casas, ruas e rodas de conversa em todos os recantos do país.

Dentre estas expressões está a que escolhi para dar nome à coluna desta semana: “Quem não se comunica se trumbica!”. Explicando, trumbicar é igual a se dar mal.

Em projetos é assim mesmo que funciona: falha na comunicação conduz a projetos com falha.

Comunicação inadequada nos projetos nos encaminha a inúmeros problemas, ou seja, a gente se trumbica (se dá mal).

Os problemas observados são os mais diversos possíveis e imagináveis, mas um dos problemas que mais se destaca é o aumento acentuado de conflitos entre os participantes e entre outras partes interessadas dos projetos.

Não bastasse o grande desafio que é para os gerentes de projetos gerenciar estes conflitos, os mesmos normalmente trazem consigo um efeito em cascata, impactando em outros aspectos dos projetos.

Exemplificando, se em um projeto ocorrerem conflitos constantes entre os membros das equipes, isto normalmente terá impacto na sinergia e motivação das pessoas. Falta ou baixa sinergia e motivação impactam na produtividade individual e das equipes. Problemas de produtividade acabam impactando nos prazos e nos custos do projeto.

Sendo assim, algumas vezes quando nos deparamos com problemas em custos, prazos ou outros aspectos de nossos projetos, estes podem ter tido início em problemas de comunicação, e somente solucionando os problemas de comunicação é que os demais problemas serão resolvidos.

E o que fazer para melhorar a comunicação nos projetos?

O primeiro passo, determinante para o sucesso das comunicações nos projetos, consiste em planejar as informações e processos de comunicação que serão adotados.

Para isto, é indispensável que todas as partes interessadas do projeto sejam identificadas, e que as informações necessárias para cada uma das partes interessadas sejam conhecidas.

Conhecer as partes interessadas e as respectivas necessidades de informações é o que possibilita que sejam definidos os processos necessários para que tais informações sejam devidamente geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas e tenham destinação final adequada à recuperação das mesmas a qualquer momento.

Outros componentes de planejamento que contribuem com a boa comunicação nos projetos são o organograma e a matriz de responsabilidades (e autoridade) do projeto, pois colaboram com o entendimento comum dos canais de comunicação adequados para tratar dos diferentes assuntos e situações que ocorrem nos projetos. Isto evita dúvidas das partes interessadas sobre a quem se dirigir em cada diferente situação, e elimina os conflitos que normalmente ocorrem quando a comunicação é realizada com a parte interessada incorreta.

Não é incomum encontrarmos os aspectos acima em artigos que tratam sobre melhoria da comunicação em projetos. No entanto, é importante destacar também alguns aspectos comportamentais que devem ser considerados para o sucesso nas comunicações.

Diz-se que os gerentes de projetos devem possuir habilidades de comunicação, que devem ser bons comunicadores.

Ser um bom comunicador, no caso dos gerentes de projetos, vai além dos mesmos possuírem habilidades próprias e individuais de comunicação.

Os gerentes de projetos reconhecidos como bons comunicadores são aqueles que além de se comunicarem bem estabelecem um bom ambiente de comunicação nos projetos que gerenciam.

Isto quer dizer que os gerentes de projetos devem criar e fomentar canais de comunicação entre os participantes dos projetos e todas as demais partes interessadas, usando suas habilidades de liderança para incentivar e motivar todos para comunicarem-se melhor, bem como agir corretivamente quando detectar fatores que possam estar inibindo a boa comunicação nos projetos.

Mostrar continuamente às partes interessadas a importância da comunicação aberta e clara é uma missão intransferível dos gerentes de projetos e suas equipes de gerenciamento.

Sendo assim, além das habilidades de comunicação, é imprescindível aos gerentes de projetos possuírem e aplicarem habilidades de liderança em prol da melhoria da qualidade da comunicação nos projetos que gerenciam.

Até a próxima coluna!