Não importa como sua empresa o tenha batizado internamente: planejamento financeiro, orçamento pleno, orçamento de gastos, processo orçamentário ou algo parecido. Aqui vamos chamá-lo apenas de orçamento. Por mais trabalhoso que se apresente, é uma tarefa da qual os gestores não conseguem fugir. Sua elaboração costuma demandar meses, com diversas rodadas de negociação, geralmente iniciando uns 3 ou 4 meses antes do fim do ano fiscal da organização. O orçamento é reunião de diversos módulos, com um nível de detalhe e complexidade crescente. São relacionados os recursos operacionais e de capital que a empresa deverá dispor para o funcionamento do negócio, as obrigações de cada unidade e os compromissos assumidos entre as divisões, como o plano de vendas. Ele também expressa o que acontecerá com o atingimento ou descumprimento de metas. No decorrer do ano, cada unidade realiza suas metas e é confrontada com seus objetivos, provocando realinhamentos.

Apesar de um grande investimento global em tecnologia da informação, para a maioria das empresas o processo orçamentário ainda continua sendo extenso, lento e - principalmente - oneroso.

Um estudo recente observou que empresas com operações globais investiram mais de 25mil dias-homem para cada US$ 1 bilhão de receita em seus processos de orçamento e medição do desempenho. A Ford Motor Company reportou na Harvard Business Review que gastava aproximadamente 1,2 bilhão por ano neste processo.

Além disso, entre as principais queixas dos gestores envolvidos com o processo orçamentário está o fato de que ele rouba seu tempo com atividades que não agregam valor. De fato, um estudo das melhores práticas orçamentárias revelou que os gestores financeiros gastam apenas 21% do seu tempo para analisar e interpretar os seus números; o resto foi consumido em atividades como coleta, processamento e formatação de planilhas eletrônicas para discussões relacionadas.

As empresas que implementarem soluções projetadas para tirar o peso do processo orçamentário vão criar um ambiente de contínuo monitoramento da sua performance. Isto, alidado a capacidade da solução em antecipar situações através da criação de cenários e simulações, vai liberar toda sua força e transformar seus orçamentos em um instrumentos de diálogo permanente.