Como vimos no primeiro artigo, as empresas necessitam reagir rapidamente as mudanças impostas pelo mercado, seja qual for seu porte e segmento. Para refletir estas mudanças sob o ponto de vista econômico-financeiro, elas dispõem, geralmente, de cinco alternativas:

* Aplicativos Financeiros / Módulos de ERP’s

* Planilhas Eletrônicas

* Soluções Orçamentárias Pontuais

* BPM (Business Process Management)

* Soluções de Planejamento Financeiro

Aplicativos Financeiros / Módulos de ERP’s

Estas são aplicações concebidas e construídas para outras finalidades, não para executar o planejamento financeiro da empresa. Elas oferecem visões isoladas do negócio, ex: contas a receber – ou visões generalizadas, ex: o módulo contábil do ERP.

Geralmente, empresas adquirem seus ERP’s com a expectativa de que este irá resolver todos os problemas do negócio e alguns gestores simplesmente não compreendem porque ele também não pode resolver as questões do planejamento. Somente pessoal especializado em finanças pode demonstrar que utilizar estas soluções resolve apenas uma pequena parte do processo de planejamento da organização.

Principalmente, o que estas soluções não oferecem é a capacidade de simulação, a geração de cenários what-if, que proporciona a correlação entre diferentes visões e diferentes premissas. Por exemplo, o que poderia acontecer com o Balanço se a empresa abrir uma filial numa determinada cidade.

Uma boa solução de planejamento financeiro deve permitir que sejam claras, do ponto de vista financeiro, as implicações de uma tomada de decisão estratégica ou tática para o negócio. Além disso, ela deve integrar-se ao ERP ou ao sistema legado da empresa, para receber de forma transparente os números do realizado.

Infelizmente, as Aplicações Financeiras / Módulos de ERP’s não permitem a modelagem das implicações destas decisões, não trabalham com cenários e quando muito são hábeis em fazer o acompanhamento das despesas.

Planilhas Eletrônicas

Provavelmente, as planilhas eletrônicas são as ferramentas mais utilizadas pelas empresas, seja qual for o seu tamanho, para o seu planejamento financeiro.

Planilhas são ferramentas poderosas para conduzir cenários “what-if”. Elas também se integram bem com outras ferramentas. No entanto, tentar implementar uma boa metodologia baseada exclusivamente na utilização de planilhas pode ser ineficaz e frustrante. O planejamento baseado em planilhas é, primeiramente, frágil e inflexível; é não-colaborativo; necessita um grau de manutenção intenso; apresenta problemas com a integridade dos dados; sobrecarrega pessoas com tempo excessivo para a gestão do processo e das consolidações, pois isso requer fórmulas complexas que precisam ser corretamente definidas e isso requer especialização técnica com planilhas e especialização técnica em finanças; e, por fim, não está integrado aos sistemas transacionais onde residem os números do realizado da empresa, obrigando a digitação de dados que pode, facilmente, conter erros.

Outros problemas ainda podem ocorrer, porque os links entre as planilhas quebram ou porque novas linhas e colunas adicionadas posteriormente não cobrem as faixas de fórmulas que se espera. E uma vez que são introduzidos erros, eles tendem a proliferar-se e a multiplicarem-se enquanto as planilhas passam de usuário para usuário pela empresa.

No próximo artigo, vamos analisar as demais alternativas.

Boa semana a todos.