O papel primordial da gestão da mudança organizacional é preparar as pessoas para a adoção da mudança almejada, visando maximizar desempenho e resultados para a organização.

O intuito é construir o comprometimento e o interesse do público, mantendo em vista o alinhamento do plano de gestão de mudanças ao plano do projeto da empresa.

A gestão da mudança tem um caráter multidisciplinar e trabalha com a articulação de diversas atividades em uma rede que envolve atores de vários níveis da empresa, do operacional ao executivo, definindo os respectivos papéis e responsabilidades.

A experiência e o conhecimento de uma equipe competente de gestão são capazes de administrar conflitos de interesse, identificar e corrigir atuações ou comportamentos que podem comprometer o resultado, como a falta de acessibilidade aos líderes, a falta de alinhamento entre as equipes e a constatação de uma liderança inadequada.

Acredito que os principais sejam:

Em primeiro lugar, tornar o processo de mudança o menos impactante possível para a organização e todas as partes interessadas (stakeholders). Para isso, várias medidas podem ser tomadas a partir do resultado da análise dos impactos organizacionais.

Segundo, ao ter as pessoas alinhadas e conscientes do propósito da mudança, a empresa pode aperfeiçoar recursos e evitar duplicação de esforços, retrabalho e postergação de go live.

Terceiro, antecipar questões essenciais que envolvem a execução do projeto e que requerem previsão de orçamento e tempo de preparação, como a criação de novos canais de comunicação que se façam necessários, compra de ferramenta de apoio ao desenvolvimento do material didático.

Quarto, ter toda a empresa falando uma só língua a respeito do projeto e da mudança, a partir do alinhamento da informação em todos os níveis e de uma comunicação clara e contínua.

Por fim, alcançar com mais rapidez o nível de desempenho das pessoas que era registrado antes da adoção da mudança, e, mais do que isso, obter melhoria de desempenho e produtividade, que normalmente, é objetivo de qualquer implantação de mudança.

De forma que utilizem uma abordagem formal de gestão de mudanças, que contemple ferramentas apropriadas e um plano detalhado e estruturado, porém que seja flexível para se adequar às necessidades exigidas.

Também é preciso contratar serviços da no início da definição do projeto, o que vai permitir a discussão da estratégia a ser adotada, além de propiciar tempo viável para que o público impactado pela mudança possa passar pelas fases de conscientização, entendimento, adoção e atuação na mudança.

Pois, para que haja o perfeito amadurecimento, as pessoas precisam de tempo para assimilar e chegar ao estágio de preparação esperado.

Além disso, é necessário integrar as ações de gestão da mudança à gestão do projeto, para que haja um perfeito entendimento na proposição de ações ao longo do percurso, e que estas ações estejam alinhadas ao propósito da mudança e aos objetivos estratégicos da organização.

E, finalmente, estabelecer uma estratégia e planejamento do treinamento para que a capacitação seja customizada de acordo com a solução a ser implantada, volume de público, abrangência geográfica e complexidade logística, entre outros fatores, planejando o suporte pós-implantação e ações de sustentação da mudança.

Acredito que os principais motivos sejam o aumento de produtividade, a melhoria nos padrões de qualidade, o menor tempo de resposta ao consumidor, melhor controle de custo, economia e eficiência específica, além de satisfação do empregador e dos clientes.

É importante buscar e agregar a atenção e o envolvimento dos sponsors do projeto (patrocinador), pois o papel das lideranças é fundamental e constitui em um fator determinante para o sucesso da mudança, se for executado corretamente e de forma eficaz.

A liderança necessita ser visível e consistente em tempo integral para resolver questões imediatas e não interromper a continuidade do projeto, e para exercer um papel ativo na construção de uma coalizão de patrocinadores.

Essa rede vai ajudar a disseminar a informação em todas as áreas e construir o engajamento do público impactado, aumentando a capacidade e a agilidade da organização para a mudança.

A Comunicação deve ser desenvolvida de forma integrada ao projeto e à comunicação institucional, e tem o objetivo de preparar a empresa para o processo de mudança, por meio da participação, colaboração e envolvimento de todos os usuários.

É essencial antecipar a informação aos públicos e não meramente registrar os acontecimentos ocorridos.

A análise de impactos pode ser considerada o “coração” de um projeto de mudança.

Ela deve ser feita considerando as dimensões estrutura organizacional, pessoas, processos e tecnologia.

Esse retrato permitirá que a empresa visualize as alterações que serão necessárias com a maior antecedência possível, como ampliação ou reestruturação de equipes, reciclagem de pessoal etc.

A partir dessa visão, será possível elaborar um plano de mitigação dos impactos e criar formas de monitoramento dessas ações.

Sim, quando o cliente investe em um escopo de gestão da mudança adequado ao seu projeto, o retorno é facilmente percebido.

Tivemos muitos depoimentos de clientes que confirmam que a gestão da mudança foi decisiva para o sucesso do projeto, trazendo os resultados planejados mais rapidamente, sem investimento em contingência, pois o engajamento e o nível de preparação para a mudança foi alcançado até o momento da implantação da mudança.