Dentre as várias confusões hoje existentes no mercado de gestão de processos, nenhuma se compara à existente entre as tecnologias de BPM e Workflow. É comum vermos afirmações errôneas, até mesmo mal-intencionadas, sobre a comparação entre elas. Para alguns, são apenas nomes diferentes para a mesma tecnologia. Outros dizem, vagamente, que o BPM é o workflow "moderno", sem no entanto entender a real diferença que existe entre elas. E alguns, por mais incrível que possa parecer, afirmam até mesmo que a tecnologia de workflow está superada.

Em nosso ponto de vista, esta confusão é alimentada pelos seguintes fatores:

   1. A própria definição de BPM ainda é nebulosa para a maioria das pessoas.
   2. Há diversos fabricantes de ferramentas de workflow que passaram a denominar-se, subitamente, fabricantes de ferramentas de BPM, ainda que seus softwares não atendam os requisitos de um BPMS (vide artigo principal).
   3. Os mesmos fabricantes tentam "desprestigiar" a tecnologia de workflow, negando o seu valor e citando falsas limitações da tecnologia.

Para começar a esclarecer esta questão, vamos começar fazendo uma comparação do que estas tecnologias podem oferecer para a gestão de processos. A tabela abaixo mostra os recursos que cada uma delas oferece:
 

Surpresa! Nesta primeira análise, ficam evidentes as grandes semelhanças entre Workflow e BPM. Afinal, ambos atingem essencialmente os mesmos objetivos: modelar, automatizar, monitorar e analisar o desempenho de processos, conectando pessoas e sistemas.

Isso significaria que BPM e Workflow são a mesma coisa? Ou, ainda, que as diferenças entre ambos são apenas cosméticas?

Eis aí a questão. O ponto-chave na comparação entre Workflow e BPM não é o que estas tecnologias fazem, mas sim como fazem. Ou seja: os objetivos e as possibilidades das tecnologias são muito similares. A real diferença reside em como estes objetivos e possibilidades são alcançados. De forma geral, a tecnologia de BPM permite um grau maior de flexibilidade e sofisticação nas soluções de gestão de processos, acelerando o desenvolvimento, reduzindo o esforço de manutenção e preservando o investimento a mais longo prazo.

A tabela abaixo ilustra as principais diferenças em como as tecnologias de BPM e Workflow atendem alguns aspectos-chave de uma solução de gestão de processos:
 

Um ponto fundamental: quanto mais complexo for o processo a ser gerenciado, maior será o benefício em utilizar BPM. Em cenários menos complexos, a diferença em como as tecnologias atendem estes aspectos-chave pode ser praticamente irrelevante.

Neste contexto, certamente veremos que, a partir de agora, os processos mais complexos passarão a ser atendidos pela tecnologia de BPM (pois seus diferenciais serão valorizados), enquanto os demais processos continuarão a ser atendidos com tranquilidade pela tecnologia de workflow. Por estas razões, engana-se quem acredita que o BPM virá substituir o workflow. O que teremos é um longo e feliz convívio entre estas tecnologias.

(*) Vinícius Amaral é diretor de Tecnologia da iProcess