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Case Processor - Sotreq

Office 365 traz ambiente mais flexível e colaborativo na Sotreq

Interessada em diminuir o custo de TCO, melhorar a administração do seu ambiente interno e ter maior escalabilidade, a Sotreq decidiu implantar o Office 365, em uma parceria com o Grupo Processor. A empresa vinha enfrentando alguns problemas de instabilidade do sistema antigo, o que também acabava se refletindo em um alto custo de TCO e administração.



Além disso, o ambiente não era flexível para mudanças. “Com o Office 365 a nossa ideia foi trazer estabilidade, escalabilidade e também conectividade com outras aplicações, tornando o ambiente mais integrado”, comenta o supervisor de tecnologia e segurança da Sotreq, Luyper Silveira.

Passados alguns meses do uso da solução, é fácil perceber que os benefícios foram além do projetado. Isso porque, além da solução de e-mail na nuvem, a adoção do Office 365 permitiu à empresa passar a usar o Lync. E, com isso, a ter acesso a uma série de recursos de colaboração, como áudio e vídeo nas apresentações.

Outra vantagem foi o volume maior de área de armazenamento de e-mails. Antes, sempre que a empresa precisava aumentar a estrutura para atender novos usuários, vinham muitos custos envolvidos, como de backup e expansão de armazenamento para suportar o aumento da demanda por espaço.

Migração das seis mil contas foi feita de forma remota

O projeto levou cerca de um mês até estar finalizado. Primeiro foi feita a migração de 150 usuários das empresas de menor porte do grupo, o que serviu de preparação para chegar às seis mil contas migradas no final do processo.

O consultor técnico do Grupo Processor, Filipe Santos comenta que a migração dos e-mails ocorreu de forma 100% remota. “Executamos de dentro da estrutura da Processor junto com a equipe de TI do cliente, o que nos permitiu otimizar o tempo de todos”, diz.

Além das melhorias do e-mail, a empresa teve um incremento na colaboração para o atendimento aos clientes internos, bem como possui hoje acesso remoto às estações. “Eles chamam os usuários online, compartilham telas, entre outras funcionalidades, o que trouxe grandes benefícios para a comunicação do negócio”, avalia.

Esses benefícios passaram a ser sentidos na prática. A empresa tinha em uma das sedes, por exemplo, quatro salas físicas para reuniões. Os agendamentos eram feitos de forma manual. Agora, o usuário convida os participantes pelo Outlook, vê a disponibilidade das pessoas e selecionar a sala.

O Office 365 já está 100% implantado em todas as unidades do Brasil - Sotreq, Somov, MDPower, Soimpex, Sematech e Sitech. Agora, Luyper explica que a empresa está evoluindo para a disponibilização de serviços que vieram agregados à solução, como o SharePoint.

Até então, a os portais internos da empresa estavam sendo geridos por meio do Notes, uma plataforma antiga. “Até novembro toda a nossa intranet estará no SharePoint. Vamos concentrar ali toda comunicação interna, além da publicação e gestão de documentos”, explica Silveira.

DESTAQUE

“Foi um projeto que implementamos rapidamente em função do know how da Processor, mas com um relevante grau de complexidade, pois tivemos que migrar um ambiente de 6 mil usuários para dentro do Office 365. Aproveitamos o feriado do Carnaval para viabilizar a migração do histórico de e-mails do notes para o Office 365 e a Processor nos apoiou nessa atividade.  Após um plano de comunicação elaborado em conjunto pelas áreas de TI e comunicação Interna da Sotreq, os clientes internos tiveram suas expectativas atendidas iniciando suas atividades dentro do Office 365 já com todo o seu histórico de e-mails migrado, o que auxiliou no processo de ambientação com a nova ferramenta”.
Luyper Silveira, supervisor de tecnologia e segurança da Sotreq

DESTAQUE

A área de consultoria da Processor fez também a migração da solução Lotus Notes para o Office 365, com criação de uma identidade única para os usuários da nuvem e “single sign on” entre o Active Directory e Office 365.

Consolidação de domínios e preparação para migração

A implantação do Office 365 no Sotreq foi precedida por um desafio, enfrentando com sucesso pela equipe de TI da empresa e pela equipe da Processor: fazer a consolidação dos domínios, desde a sede até as filiais.

A empresa tinha dez sites de domínios principais, cada um com um método de autenticação diferente, e com usuários atrelados a domínio filho. Feito este trabalho, só restou o Sotreq.net. “Esta etapa de consolidação foi crucial para prepararmos o ambiente e torná-lo aderente para a solução na nuvem” diz o analista de suporte de tecnologia e segurança da Sotreq, Rafael Mamedes.

O trabalho foi grande porque, em um curto período, era preciso migrar quase 6 mil usuários, o que envolvia a troca de login e senhas. Isso tudo em pontos espalhados no Brasil. “A consolidação dos dez domínios Active Directory foi necessária para garantir um melhor gerenciamento e apoio ao negócio”, comenta o consultor de TI da Processor, Vinicius Cunha. Segundo ele, a expansão geográfica da Sotreq se deu de forma acelerada e a infraestrutura da TI necessitava de ajustes para prover um serviço melhor e garantir continuidade do negócio. Uma realidade que, aliás, vem sendo enfrentada por diversas empresas.

O maior desafio nesse caso foi realizar esta consolidação de todas as unidades a partir de sua matriz no Rio de Janeiro. Foram criadas documentações e realizado repasses aos técnicos de suporte de cada localidade que iriam apoiar nesta migração.

Ao final, tudo saiu como programado. “Achávamos que seria mais complicado pelo prazo, mas com a ajuda dos consultores da Processor, que tinham grande conhecimento nesse trabalho, conseguimos cumprir o cronograma bem exato”, comemora Mamedes.

Cunha também destaca os benefícios alcançados. “Este projeto, além de todos os ganhos para o ambiente de TI e para o dia a dia dos funcionários, facilitou a modernização do ambiente de correio eletrônico através da migração posterior para o Office 365”, relata o analista da Processor.

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