Você, gestor, está pretendendo adotar a gestão por processos no seu e-commerce? Ou apenas quer mapear e transformar os existentes em desenhos e estruturas que permitam enxergá-los adequadamente? Seja qual for o seu objetivo relacionado aos processos organizacionais, a principal coisa que você deve aprender a fazer é a estruturar fluxogramas.

São os fluxogramas que irão delinear e apontar como as rotinas e ações internas, ou os processos, estão “caminhando” dentro da organização. De que lado entram os insumos e matérias-primas, por onde trafegam e onde saem como produtos e serviços.

Muito além de um simples esquema com setinhas apontando a direção para onde as coisas seguem, o fluxograma tem um papel e um significado maior. Dentro do mercado financeiro, traders e corretoras forex utilizam esta metodologia para tomar decisões mais inteligentes de investimentos. Você, como empresário, pode utilizar para entender os caminhos, ações, reações, decisões e atitudes a se tomar caso determinadas condições se estabeleçam na sua loja virtual, sejam positivas ou negativas. Ou indicar alternativas em momentos de desafios surgidos dentro da empresa etc. Em resumo, nele estão as coordenadas e atitudes a se tomar em diversas situações - basicamente “o que fazer” quando elas ocorrem. 

Para poder montar um bom fluxograma separamos 4 itens importantes para se levar em conta. Confira!

1. Entender os componentes de um fluxograma

Quanto mais você especificar seu fluxograma, mais elementos poderão ser necessários. Esses elementos são símbolos utilizados para representar conceitos ou especificações dentro da estrutura de um fluxograma. Os mais utilizados são:

- Círculos ou figuras que lembram um cilindro na horizontal – indicam o começo ou fim de um processo dentro do fluxograma;

- Quadrados ou retângulos – especificam a atividade a ser realizada. É basicamente a etapa, onde uma função ou atividade deve ser realizada, ou melhor, um processo;

- Losango – é quando uma atividade precisa ser decidida, uma checagem necessita ser feita ou  tem de se conferir algo, realizar uma análise etc. É quando uma decisão precisa ser tomada, determinando para onde o processo seguirá. Exemplo: uma reparação foi feita numa mesa. Ela ficou boa ou continua ruim? Se a resposta for positiva, passamos para o pagamento do serviço de reparação. Se a decisão for negativa, quem fez o serviço tem de refazê-lo. Geralmente coloca-se um “não” ou “sim” externos ao losango, ao lado de setas apontando para os passos seguintes correspondentes (avanço ou retorno).

Existem casos mais complexos, que requerem mais símbolos, mas lembre-se que um dos objetivos do fluxograma é exemplificá-los.

- Setas – elas indicam a direção para onde as etapas seguem, ou os passos seguintes;

Há ainda figuras como heptágonos, pequenos círculos, quadrados com lados de tamanhos diferentes entre outros, que também possuem seus significados.

2. Não exagere nos detalhes

 

Uma das vantagens de um fluxograma é a facilitação na hora de resolver ou executar determinadas atividades. Ele fornece uma espécie de manual a ser seguido. Porém, um erro que pode ser comum é querer especificar demais, colocando dezenas de etapas (os quadrados) para se referir a atividades que poderiam ser colocadas dentro de poucos delas. 

Por exemplo, na hora de abrir uma loja de manhã não há necessidade de especificar coisas como: girar a chave para a direita, puxar a maçaneta, fechar a porta atrás de você, levar a mão até o interruptor, ligar a luz por aí vai. Dá para resumir tudo em: após entrar, ligue a luz. É óbvio que para entrar ela irá usar a chave, não precisa mencionar coisas tão simples que mais tomam espaço no fluxograma do que ajudam. A exceção vai para portas com aberturas especiais, como as que precisam de senhas, cartões específicos, reconhecimento digital etc. 

 

3. Use um software BPM prático

Há diversos modelos de softwares empresariais no mercado que podem lhe ajudar na hora de montar seus fluxogramas. Conhecidos como BPM (BusinessProcess Management), eles podem facilitar muito o seu trabalho na hora de montar um fluxograma. 

 

4. Não exagere nos resumos

Já em contrapartida, também não é bom resumir demais determinadas atividades, pois corre-se o risco de que quem for seguir o fluxograma não entender. Exemplo: na hora de entrar num prédio por um portão principal, se você colocar apenas “abra o portão” a pessoa pode não conseguir fazer isso, já que para abri-lo precisa digitar uma senha de 7 dígitos, depois erguê-lo levemente, pois ele emperra, e por último deslizá-lo à esquerda com cuidado para que não saia do trilho.

Se você não especificar esses detalhes, corre até o risco de um acidente ocorrer na hora em que a pessoa puxar com força o portão. Então, não precisa ser econômico demais na hora de mencionar a etapa, tampouco escreva um textão de 10 linhas dentro do pequeno quadrado. Se precisar disso, apenas acrescente novos quadrados e divida essas etapas mencionadas dentro deles.