A Cativa desenvolveu diferentes marcas, entre elas a Disney. Foto: Divulgação.

Com o objetivo de integrar os sistemas de comunicação e aumentar a produtividade dos usuários, a Cativa Têxtil - grupo catarinense formado por empresas do segmento de vestuário - migrou para a suíte de aplicações Office 365 da Microsoft. 

O projeto foi implementado pelas empresas Microservice e Brasoftware e atinge cerca de 350 usuários.

Leonardo Friedman, gerente de TI da Cativa, explica que antes o ambiente de TI era instável, comprometendo o armazenamento e a segurança da informação do grupo. 

O uso do e-mail era limitado e a falta de padronização e integração das ferramentas disponíveis aos usuários prejudicava o fluxo de comunicação. 

“Alguns colaboradores usavam webmail, outros outlook, além de outras ferramentas, com versões muito diferentes para receber e enviar e-mails. Esse cenário de diversas aplicações e configurações era bastante complexo para o gerenciamento da equipe de TI. Para os usuários, era complicado administrar inclusive questões mais simples, como agendar uma reunião pelo calendário do e-mail”, comenta o gerente de TI da Cativa.

Outro desafio da empresa era manter os níveis de governança com relação à gestão de ativos de software.

“Nem todos os setores possuíam licenças para utilização e era preciso manter arquivada a nota fiscal de cada produto para o controle interno. No entanto, se alguma máquina precisasse de formatação, a licença do software se perdia”, explica Friedman.

De acordo com a análise apresentada pela Microservice, o uso das soluções integradas do Office 365 poderia trazer um aumento de produtividade de 3%, o que corresponderia a um retorno do investimento de, aproximadamente, R$ 150 mil por ano. 

O alcance desses números deve-se à integração das ferramentas, facilidade de administração, alto nível de recursos do ambiente, flexibilização dos investimentos e, principalmente, pela capacitação dos usuários para que utilizem todos recursos que a tecnologia dispõe.

O projeto levou cerca de dois meses para implantação. 

Com a plataforma de colaboração da Microsoft, a comunicação e o compartilhamento de informações entre os cerca de 350 usuários entrou em uma nova realidade.

“O grupo possui escritórios em Santa Catarina, Mato Grosso do Sul e Paraguai. O recurso de vídeo conferência possibilita encontros que antes não eram possíveis por conta da distância e agendas divergentes dos participantes”, conta Friedman. 

Atendendo a necessidade de melhorias na gestão eletrônica de documentos, a empresa passou a utilizar o SharePoint, proporcionando a organização do fluxo de documentos em uma única plataforma e o acesso a partir de qualquer dispositivo, aumentando a produtividade de áreas como as de Produtos e de Qualidade. 

Antes do Sharepoint, essas áreas tinham dependência do histórico dos e-mails - acessados somente na rede interna da empresa - para acompanhar o fluxo do trabalho. 

Outro recurso adotado para aprimorar a comunicação da empresa foi a rede social privada Yammer. 

A plataforma de comunicação deve aproximar os cerca de 300 representantes das diversas marcas do grupo, que tem características de trabalho bastante distintas, com grande dispersão geográfica e pouco contato presencial com os escritórios e colaboradores da Cativa.

Por meio dessa rede social privada, o departamento de Marketing conseguirá um canal direto com os representantes, deixando-os atualizados sobre as novas coleções.

“A cada quatro meses, uma coleção de cada marca é lançada. Por meio de vídeos, fotos e apresentações, a área de Marketing consegue treinar os representantes, deixando-os atualizados sobre os tipos de tecidos, cores e tendências, informações fundamentais para suas vendas”, explica Leonardo.

Além disso, os representantes conseguem colocar na plataforma a opinião dos lojistas sobre os produtos e o comportamento dos concorrentes, trazendo valiosas informações de mercado para a tomada de decisões estratégicas da empresa.

O modelo de licenciamento Microsoft adotado pela empresa permite que os colaboradores utilizem os mesmos softwares nos seus dispositivos pessoais, ampliando a experiência dos usuários e reduzindo custos de suporte de TI.

A Cativa foi fundada em 1988 em Pomerode, interior de Santa Catarina. A empresa tem uma área construída de 44 mil m² e aproximadamente 1,7 mil colaboradores.

O grupo possui linhas de produtos para homens, mulheres e crianças. Para atender diversos públicos, a empresa desenvolveu diferentes marcas: B. Joe, Gris, Disney, Habana, Fido Dido e Cativa.