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O fechamento era um processo difícil antes da Covid!

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Mesmo em um ano "normal", o fechamento costuma chegar cedo demais e os projetos de melhoria que você planejou no ano passado acabam não sendo realizados.

Ao longo do ano, você reage às mudanças de mercado e às necessidades de sua empresa. Em um mundo de rápida mudança e recursos insuficientes, seu foco acaba indo primeiro para as necessidades mais urgentes, e melhorar seus processos de fechamento acaba na lista de “coisas legais para fazer”.

Na maioria das vezes, o foco do negócio está em se manter atualizado com as demonstrações de resultados - P&L, transações sem recursos suficientes, gerenciamento de fluxo de caixa e apagar os incêndios que acontecem porque o Financeiro não foi acionado com antecedência.

O objetivo de fechar os livros METICULOSAMENTE conflita com os outros 2 objetivos: PRAZO e EFICÁCIA.

Durante o ano, você acaba criando atalhos pois precisa cumprir prazos e não tem tempo para criar processos sustentáveis para novas transações ou relatórios. Você prepara uma planilha de Excel para fazer o rápido controle do mês, pensando que construirá um melhor processo posteriormente. Mas, claro, no próximo mês você tem um novo incêndio para apagar!

E então o fechamento chega, e você está olhando suas contas pela primeira vez no ano. Os erros que aconteceram por causa das soluções "improvisadas" que diferentes equipes criaram para cumprir seus próprios prazos, criaram uma bagunça que precisa ser desemaranhada. Os auditores chegarão em algumas semanas, e as contas não são eficientes, no prazo ou precisas.

Tudo isso foi ANTES da Covid-19! 2020 aconteceu e agora, além das planilhas manuais e processos improvisados com os quais você estava lidando para fazer o fechamento é provável que sua empresa esteja em algum tipo de crise e sua equipe esteja trabalhando de casa. Talvez você esteja gerenciando sua equipe remotamente, lutando com pouca receita, receita imprevisível ou, em alguns casos, sua logística explodiu porque há muita demanda e pouco estoque.

Todos esses cenários tornam um processo já difícil quase impossível!

Sintomas comuns de um processo de fechamento que precisa de ajuda:

  • Os auditores estão na empresa por muito tempo
  • Frustração, estresse e horas extras
  • Relatórios manuais, retrabalhos e atrasos
  • Resultados entre sistemas não alinham
  • Muitas perguntas e ajustes por parte do auditor

O primeiro - e custa caro - são os auditores que ficam semanas antes, durante e depois do fechamento, fazendo testes de transação, reconciliações e questões de variação que parecem nunca ter fim.

Sua equipe está estressada tentando produzir resultados básicos, o que significa muitas madrugadas para cumprir os prazos. Nada é simples. Qualquer tipo de atualização dos resultados requer MUITO trabalho manual porque os sistemas não são automatizados. Equipes diferentes usam sistemas diferentes e todos têm resultados diferentes. Nada Alinha!

O Excel é o band-aid para as falhas do seu processo e sistema, pois estes curativos não podem fornecer o que seus negócios precisam. Este é o pesadelo do Excel!

O maior custo de processos e sistemas ineficientes - torna quase impossível que bons profissionais façam seu trabalho.

Então, por que o fechamento é tão difícil?

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Porque não fazemos isso corretamente todos os meses.

Por que não? Porque demora muito.

Quem consegue fechar o P&L, fazer reconciliações completas de Balanço Financeiro, analisar variantes e obter todos os relatórios conferidos e enviados em 6 dias? É o que deveria ser feito se você tivesse bons processos, sistemas e equipe adequada.

Na maioria das equipes de finanças que liderei, passávamos 10 dias inteiros no fechamento (e isso é metade do mês!) E mesmo assim era apenas para fazer os relatórios essenciais. E eu admito que houve momentos em que simplesmente ficamos sem tempo e tivemos que passar para o próximo mês!

Você simplesmente não chega às contas do balanço - especialmente as mais complicadas. Isto é diferente para cada empresa, mas onde quer que haja complexidade em sua empresa, há estimativas e acréscimos que acompanham isso. Mas é mais fácil fazer isso trimestralmente e, muitas vezes, apenas no fechamento.

Se você não acompanha as contas de perto durante todo o ano, pensando que será igual ao ano anterior, você terá uma surpresa. Você perde o benefício do tempo e se depara com um ano inteiro de transações cheias de erros para classificar e tentar equilibrar nas poucas semanas antes de os auditores chegarem.

Como o Fechamento dos Livros ficou tão complicado?

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O fechamento dos livros não começa tão difícil. Na verdade, no início é bem simples. Sua empresa começa com um contador, um pacote básico de contabilidade e você registra as transações conforme elas acontecem.

A equipe é pequena e não é tão difícil acompanhar o que está acontecendo. Seus clientes são semelhantes, você tem alguns produtos, provavelmente vende apenas no seu país. Sua reunião semanal com a equipe informa tudo o que você precisa saber e você pode acompanhar as informações em tempo real.

Os requisitos de relatório não são tão complexos e você produz um P&L simples a cada mês. O fechamento é um pouco mais trabalhoso, mas você consegue terminá-lo em algumas semanas. 

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Agora, se tudo correr bem, o seu negócio começa a crescer, muitas vezes de formas imprevisíveis. Você começa a adicionar novos produtos, novos clientes e novas localidades. Cada uma dessas novas transações deve ser adicionada ao processo existente rapidamente - por isso, geralmente é tratada da mesma forma que as transações anteriores, ou um novo processo é rapidamente implementado para lidar com qualquer variação.

Então você completa sua primeira aquisição

Você aumenta seu pacote de contabilidade - geralmente seu primeiro ERP ocorre por volta dessa época. Você pode usar o pacote que veio com a aquisição ou criar um. Agora você precisa gerar um pacote de relatórios trimestrais - para investidores ou bancos. Você pode ter um sistema para fazer isso por você - mas é provável que você construa o que precisa no Excel depois de descarregar os dados do sistema.

Você conclui uma 2ª aquisição ou um financiamento e os requisitos dos relatórios continuam crescendo

Você continua adicionando mais pessoas à equipe tentando mantê-la atualizada. Você ainda está trabalhando na integração total dos negócios, criando processos mais eficientes e agora precisa gerar pacotes de relatórios maiores e para mais pessoas. Você precisa criar orçamentos, previsões contínuas e modelos de fluxo de caixa em diferentes moedas.

Você só precisa de alguns meses sem mais alterações para que seus sistemas e processos sejam atualizados, mas nunca tem tempo. A empresa está tão acostumada com você realizando milagres diários que as equipes presumem que você pode continuar indefinidamente.

Em vez de alguns meses para se recuperar do atraso, a terceira aquisição é iminente, mas você ainda está trabalhando na integração da segunda aquisição! Sua equipe está à beira do esgotamento, porque muitos processos e relatórios ainda são manuais, o que leva a erros, retrabalho, frustração e estresse.

ESTE É O MOMENTO DOS ATALHOS

Seus sistemas estão cheios de atalhos manuais para conectar sistemas, corrigir dados e preencher as lacunas. Seus sistemas e processos não têm os recursos de que você precisa e você ameniza o problema com pessoas extras e planilhas de Excel.

Em algum ponto, o sistema entrará em colapso - porque seu pessoal foi embora ou um novo evento sobrecarregará as capacidades.

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5 dicas para ajudar no fechamento de seus livros hoje:

  1. Busque uma cultura de solução rápida
  2. Pergunte "Porque?" no lugar de "Quem?"
  3. Mapeie seus pontos críticos atuais
  4. Monte seu novo processo personalizado
  5. Automatize seus processos com sistemas

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Por Katya Forsyth

Katya é uma CFO experiente que transformou o escritório de finanças em várias empresas e indústrias. Na função mais recente como Consultora CFO, Katya fornece orientação para empresas de rápido crescimento em Finanças, Estratégia e Tecnologia. Katya compartilha sua experiência em liderança, diversidade e preparação física diariamente no LinkedIn com seu conteúdo #KickglassKat.

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