O Instituto das Irmãs de Santa Marcelina, que atua nas verticais de saúde, educação, cultura e assistência social, adotou a solução de assinatura eletrônica da Lumen IT, especializada em soluções de segurança e governança fiscal, nos colégios e faculdades da rede.

Após a procura por uma ferramenta de gestão, assinatura e compartilhamento de documentos, a organização conta que a Lumen IT atendeu suas necessidades de eficiência e segurança, seja nas transações contratuais ou nos diversos tipos de comunicados à comunidade.

“Temos uma gestão de tecnologia centralizada. No entanto, cada unidade de educação tem sua articulação em questões pontuais. Mesmo com essa flexibilidade, uma necessidade que identificamos em conjunto foi a questão da assinatura eletrônica”, conta Luciano Dutra Nagli, analista de sistemas do Colégio Santa Marcelina de Belo Horizonte.

O instituto iniciou o projeto na unidade da capital mineira, implantando a Easy Sign, plataforma que conta com funções como processamento em lotes, múltiplos tipos de assinaturas, inclusive de próprio punho, e diversas formas de validações. 

Para cada documento assinado, a solução gera um relatório comprobatório, podendo conter foto do signatário, geolocalização, IP da máquina, entre outras evidências.

No instituto, as demandas por assinaturas eletrônicas acontecem, principalmente, durante os processos de matrícula e rematrícula dos alunos, que incluem termos de compromisso e aditivos sobre a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Com a disponibilidade de cursos à distância, a necessidade da solução teria se tornado ainda mais essencial. 

“Antes da parceria com a Lumen IT, produzíamos documentos personalizados em formato PDF. Precisávamos disparar esses contratos aluno por aluno, muitas vezes via correio. Era um processo moroso e caro, que demandava muito das nossas equipes”, conta Wilians Coan, gerente de TI da vertical de educação da Santa Marcelina.

Depois da implantação, o executivo conta que foi possível otimizar o tempo dos profissionais e reduzir o gasto com papéis e entregas, além da vantagem de armazenamento desses arquivos assinados — que permite guardar os documentos separados por pastas.

Quando é preciso localizar algum contrato, por exemplo, a equipe consegue encontrá-lo em segundos por meio de palavras-chave.

“Além da usabilidade, a solução de assinaturas eletrônicas garante maior segurança e rapidez à Santa Marcelina na interação com seus alunos. Estamos muito contentes em poder, de alguma forma, ajudá-los nesse processo de transformação digital, que segue cada vez mais importante”, afirma Régis Lima, COO da Lumen IT.

Com 22 anos de mercado, a Lumen IT, já entregou mais de 3 mil projetos fiscais, implementando soluções, efetuando o outsourcing de serviços, “full compliance”, entre outros, para clientes como Buscapé, Cooper Standard, Petrocoque, Epharma, Datora e Cinemark.

Fundado em Milão, no ano de 1838, o Instituto das Irmãs de Santa Marcelina está no Brasil desde 1912, hoje presente em cinco estados e atendendo mais de 17 mil alunos, desde a educação infantil até o ensino superior — com a Faculdade Santa Marcelina.