Diogo Santos, CIO da Maxxi Econômica. Foto: divulgação.

A Maxxi Econômica, rede gaúcha de farmácias, optou por desenvolver seu sistema de gestão com a equipe interna. O software já está sendo implantado nas lojas. 

Até o momento, o sistema foi implantado nas 20 unidades em Canoas, na região metropolitana de Porto Alegre, onde fica a matriz da empresa, e, na sequência, será implantado nas outras 110 lojas da rede.

Segundo a Maxxi Econômica, a decisão de fazer um sistema de gestão 100% interno se deu porque as empresas de tecnologias ofereciam o mesmo produto para todos os concorrentes.

Além disso, faltava um ERP que colocasse o ponto de venda como o ponto mais importante da empresa. Anteriormente, a rede utilizava um sistema de um fornecedor de Brasília, mas não revela qual era o software.

“Temos percebido que este tem sido um caminho para o ramo farmacêutico, que necessita de um nível maior de personalização. Muitos têm usado sistemas prontos no back office e desenvolvido o restante internamente, principalmente no PDV. No nosso caso, foi todo feito internamente”, afirma Diogo Santos, CIO da Maxxi Econômica.

A partir dessa necessidade, a equipe realizou um processo de design thinking com mais de 20 funcionários de diferentes áreas, que foram até os pontos de venda para entender e sugerir como o processo poderia melhorar. A partir daí surgiram as ideias implantadas no sistema de gestão. 

Segundo a empresa, o sistema é voltado 99% para o ponto de venda, mas deverá ser usado para tudo na companhia.

Nas farmácias, a dinâmica de atendimento foi reformulada com o uso de senhas e cada cliente é atendido por apenas uma pessoa do início ao fim da compra. Anteriormente, cada parte do processo era feita por um atendente.

A partir daí, o sistema consegue monitorar o tempo de atendimento de cada cliente e, assim, as características de cada funcionário. Um pode atender muitas pessoas em menos tempo, outro pode demorar mais, mas vender valores maiores.

Assim, de acordo com a empresa, é possível determinar quando é melhor que o funcionário fique em atendimento ou quando é melhor trabalhar no estoque, por exemplo, de acordo com a demanda de cada horário do dia ou período do mês.

Assim, o gerente passaria a ter uma função exclusivamente estratégica ao observar estes indicadores para administrar a loja.

Outra funcionalidade do sistema é a gestão do estoque. Se um medicamento que a farmácia não possui está sendo muito pedido em uma região, por exemplo, isso pode ser observado para que se faça o pedido.

Caso um produto tenha muita demanda em uma cidade e zero na outra, pode ser feito apenas um transporte de estoque ao invés de uma nova compra.

O trabalho de desenvolvimento começou em setembro de 2018 e envolveu toda a equipe de TI da empresa, que conta com dez pessoas. Todos foram trabalhar no ponto de venda, para ver o funcionamento de perto, mas dois funcionários ficaram full time no projeto.

O projeto foi liderado por Diogo Santos, CIO da empresa e funcionário da rede há 17 anos.

Pensando no longo prazo, a intenção é fazer um treinamento interno para cada novo funcionário da área de TI. A empresa garante que em poucos dias de aprendizado já é possível trabalhar com a solução.

Já para os funcionários do ponto de venda, não estão sendo feitos treinamentos, pois o sistema foi pensado para ser auto explicativo.

Com matriz em Canoas, Rio Grande do Sul, a rede de 130 farmácias tem faturamento que ultrapassa os R$ 500 milhões anuais e conta com 1,5 mil funcionários. 

Em três anos, a empresa quer chegar à marca de R$ 1 bilhão com 200 unidades.