Secretaria da Fazenda do Estado do Maranhão. Foto: divulgação.

A Secretaria da Fazenda do Estado do Maranhão contratou a Engineering, multinacional italiana especializada em transformação digital, para desenvolver uma solução web para o seu Processo Administrativo Fiscal (PAF).

Até então, o PAF da secretaria era realizado por meio de um sistema interno restrito ao uso dos servidores no ambiente de trabalho. Por ele não estar na web, os processos — como ciências dos termos de início de fiscalização e autos de infrações — precisavam ser manuais e presenciais.

Além disso, documentos como autos de infrações e provas materiais tinham que ser impressos, gerando um gasto grande com papel e toners de impressoras para formação de processos que, posteriormente, tinham que ser levados aos contribuintes para a sua ciência, aumentando a morosidade e o custo.

Com a nova solução, o uso de papel foi reduzido em 100% e a ciência de uma notificação, que demorava uma média de 50 dias, agora não passa de 15 dias. 

A maioria delas, no entanto, está sendo visualizada quando o contribuinte lê a mensagem no seu respectivo Domicílio Tributário Eletrônico (DTE), o que ocorre em horas e, às vezes, minutos depois do envio da notificação pela Sefaz. 

O PAF-e desenvolvido pela Engineering passou a gerenciar todo o fluxo de trabalho da secretaria.

Ele vai desde a ação fiscal, na qual ocorre a execução da ordem de serviço, passando pela análise fiscal com possível lavratura do auto de infração, até o final do processo contencioso em suas instâncias, assim como todas as requisições tributárias.

Assim, o sistema permite aos auditores e contribuintes abrirem e acompanharem digitalmente todo o ciclo de vida dos processos, sendo notificados por serviço de mensagens Domicílio Tributário Eletrônico (DTE).

O sistema é dividido em três módulos. 

O primeiro, direcionado à ação fiscal dos auditores, contempla o recebimento de uma ordem de serviço para que seja feita uma ação de fiscalização a um contribuinte. Ao final, é gerado um termo de fiscalização e, caso haja irregularidades, automaticamente é criado um Auto de Infração ou expedição de Notificação de Lançamento de Débitos.

Já o segundo módulo, contencioso, contempla o processo cujo contribuinte autuado entra com recurso de impugnação. Aqui são tratadas as contestações referentes às irregularidades apontadas nas ações fiscais. 

O processo de julgamento passa pela primeira e segunda instâncias, assim como pelo Tribunal Pleno e é realizado por meio de sessão virtual, o que elimina a necessidade de os auditores estarem presentes na Sefaz. 

Com o processo on-line, houve uma redução de 70% no número de ausências de auditores em sessões de julgamento.

Por fim, o módulo de solicitação tributária é direcionado aos procedimentos que podem ser abertos pelo contribuinte para restituição de tributos, ressarcimento, homologação e transferência de créditos ou denúncia espontânea de débitos. 

Com este recurso, o contribuinte não precisa mais ir até uma unidade da Sefaz para abrir ou acompanhar um processo, basta acessar o site e verificar as decisões tomadas.

“A Sefaz-MA ganhou maior segurança das informações porque a solução é integrada com outros sistemas da secretaria, ou seja, não gera duplicação ou dados desatualizados e inconsistentes”, destaca Adriano Silva, gerente de operações SAP da Engineering.

Além disso, algumas informações são acessadas somente para consulta, sem o risco de alterações indevidas de informações.

“Oferecer aos nossos contribuintes inovações tecnológicas como o PAF-e não só aprimorou o sistema como também contribuiu para que o estado do Maranhão mantivesse um nível de receita, assegurando os recursos orçamentários para o atendimento das políticas públicas”, avalia Marcellus Ribeiro Alves, secretário de fazenda da Sefaz-MA.

Com mais de 40 anos de atuação, a italiana Engineering tem presença na Europa, América do Norte e América Latina, com mais de 12 mil profissionais e projetos em mais de mil clientes. No Brasil desde 2008, atende mais de 150 empresas no país.

A companhia conta com 850 funcionários nos escritórios de Belo Horizonte, Rio de Janeiro, São Paulo e Santo André, além de ter presença na Argentina, Estados Unidos e Europa.