Funcionários da Alpargatas na nova sede em São Paulo. Foto: divulgação.

A Alpargatas, dona de marcas como Havaianas e Mizuno, criou um aplicativo para os funcionários poderem se encontrar uns anos outros na sua sede, em São Paulo.

A necessidade do aplicativo surgiu com a inauguração da nova sede, composta por três andares de ambientes colaborativos, sem departamentos nem locais fixos.

Acontece que a colaboração se tornou difícil porque ninguém sabia onde ninguém estava, então a solução foi um app, batizado de Smart Office.

O aplicativo traz um mapeamento de todas as posições fixas e ambientes colaborativos do escritório, mostrando onde cada funcionário está e indicando os espaços disponíveis.

Ao chegar, o usuário realiza o check-in na estação em que irá trabalhar. Esse check-in pode ser feito ao selecionar a posição no mapa ou fazendo a leitura de um QR Code. Centenas destes códigos estão distribuídos entre os andares. 

Com o check-in realizado, seus colegas sabem exatamente onde está a pessoa a ser encontrada. O app oferece também a possibilidade de organizar grupos, convidando outros colaboradores a dividirem espaços ou sentar-se em estações de trabalho próximas.

“O briefing foi claro: tínhamos que criar uma ferramenta que fizesse as pessoas encontrarem facilmente lugares livres e se encontrarem no escritório. O app é objetivo e intuitivo, e resolve muito bem estes problemas”, conta Fernando Casmala, gerente de canais digitais da Alpargatas.

Atualmente, são realizados aproximadamente 300 check-ins diários. Para engajar ainda mais os colaboradores na utilização do Smart Office a solução criada pelos idealizadores do projeto foi a de “gameficar” o app, fazendo com que o usuário acumule pontos a cada interação. 

Os funcionários que atingirem mais Alpas (pontuação do Smart Office) ao longo do mês são premiados.

As funcionalidades do aplicativo ainda incluem uma barra de busca, para ver a localização de cada usuário, e a possibilidade de alterar entre dois status: ocupado e disponível. 

Quando o colaborador está ocupado, a regra é simples: incomodar o mínimo possível. Por fim, o funcionário tem a opção de fazer um check-in remoto e indicar se está em home-office, viajando a trabalho ou em reunião externa.