O Ghanem Laboratório contratou a solução SE Document, da SoftExpert, com o objetivo de otimizar a gestão de seus documentos. 

O Grupo conta com os laboratórios Ghanem, Ghanem Mulher, Ghanemzinho e Laboratório Popular. O Ghanem é o segundo maior Laboratório de Análises Clínicas de Santa Catarina, atuando em  Garuva, Itajaí, Itapoá, Joinville e São Francisco do Sul. 

A empresa atende mensalmente quase 40 mil clientes na rede, com a realização de 280 mil exames. 

“Antes da implantação do SE Document, tínhamos o controle das validades dos documentos de forma eletrônica e o envio aos profissionais responsáveis pela revisão; mas o monitoramento dos vencimentos e a cobrança dos prazos continuavam sendo realizados de forma manual”, avalia Yana Lissarassa, do processo Gestão da Excelência.

Hoje a ferramenta é utilizada por 270 profissionais do Ghanem nos processos pré-analítico, analítico, pós-analítico e também na área administrativa. 

“A automatização da gestão de documentos resultou num aumento de produtividade, principalmente para equipe responsável pela gestão e controle da documentação. Estamos conseguindo direcionar tempo e foco para outras atividades de gestão”, explica Ketrin Muller, coordenadora do processo Gestão da Excelência.

Por meio do SE Document, é possível realizar a conexão de informações que possibilitam a revisão de documentos relacionados. 

“Com a solução temos a possibilidade de criar roteiros de revisão variáveis e criar check lists para criação ou revisão de documentos, suportando todos os tipos de arquivos sem a modificação do seu formato original”, afirma Yana.

O sistema permite a auditoria de acesso sobre as ações executadas de visualização, inclusão, exclusão e impressão de documentos. Há mecanismo de segurança para restrição de cópia e impressão de documentos

Quando necessária a impressão para processos específicos, há controle do envio, recebimento e cancelamento de cópias com possibilidade de incluir marca d'água para identificação de cópia controlada na impressão de documentos.

Para o futuro, a organização pretende dar continuidade na automação dos processos de gestão, iniciando com as capacitações dos profissionais do laboratório e os relatórios de não conformidades preventivas e melhorias do sistema de gestão integrado.

A SoftExpert, fundada em 1995, conta atualmente com mais de 2 mil clientes e 300 mil usuários ao redor do mundo, com clientes nos setores de manufatura, governo, saúde, serviços financeiros, utilities, varejo, entre outros.