A Embraco contratou a Akquinet HKS para um projeto de Governança de Cadastros. Foto: Divulgação.

Simplificar para agilizar. Esta tem sido uma das premissas da Embraco, multinacional com foco em soluções inovadoras para refrigeração, para atender ainda melhor seus clientes. Recentemente, a companhia contratou a Akquinet HKS para um projeto de Governança de Cadastros, a fim de reduzir o lead-time de entrega de produtos. 

A equipe de Tecnologia da Informação da Embraco, juntamente com as áreas de negócio, buscou um parceiro que fosse capaz de contribuir com as melhores práticas de mercado e com tecnologia para suportar a gestão dos seus cadastros, estabelecendo objetivos claros a serem alcançados: 

- Suprir as necessidades ligadas à governança do processo de cadastro de material e produtos;

- Criar um processo centralizado de cadastros, ao invés de criar uma área centralizada;

- Buscar ganhos para os processos de Desenvolvimento de Produtos, Compras e Logística;

- Aumentar a qualidade da informação para a tomada de decisão;

- Garantir a governança Fiscal e Tributária;

- Transferir o conhecimento informal (tácito) para o domínio da empresa;

- Simplificar e automatizar os seus processos, em busca da excelência operacional;

- E, por fim, para suportar os novos processos, implantar uma solução tecnológica conectada diretamente ao SAP, evitando integrações.

O trabalho iniciou com o mapeamento dos processos de cadastro de materiais, produtos e de outros cadastros relacionados (lista técnica, roteiro, registro Info de compras e lista de opções de fornecimento) existentes. Com base neste mapeamento, aliado ao potencial que a ferramenta escolhida (BRO MDM+) poderia entregar para a Embraco, e com o know-how dos consultores, foram definidos processos padronizados para as 11 unidades mundiais da Embraco. 

Além dos processos de cadastro, foi também definido o processo de governança – item muito importante para a continuidade das melhorias que seriam implantadas durante o projeto.

“A Embraco tem como missão ser mais simples e ágil nos processos e este trabalho veio ao encontro desta necessidade”, destaca Marcos Casado Castano, diretor corporativo de TI. 

O projeto foi divido em duas fases:

 

1ª: Visibilidade do estado atual e acompanhamento da performance do fluxo do processo

Foram implantados novos processos padronizados e orquestrados pelo workflow do BRO, trazendo visibilidade e controle mais refinado aos processos de cadastros. Nesta fase, foi inserida a cultura de monitoramento on-line e em tempo real dos cadastros da empresa, com envolvimento e treinamento dos colaboradores.

 

2ª: Simplificação e Automação

Com as lições aprendidas na primeira fase e aplicando o potencial da ferramenta BRO MDM+, a segunda etapa possibilitou o aprimoramento dos processos de cadastro implantados. A funcionalidade de formulários do BRO simplificou o processo interno disponibilizando campos e informações de forma organizada, racionalizada e simples. A partir da implementação e as regras de negócio mapeadas, automatizou-se grande parte do cadastro, reduzindo consideravelmente o esforço e tempo empregado pelos usuários. 

 

Ganhos obtidos

As melhorias com a adoção da Gestão de Dados Materiais (BRO) foram inúmeras, como mostra a lista abaixo, mas entre os destaques, está a agilidade no cadastro.  Para isso, etapas foram eliminadas, reduzindo o inventário de uma válvula de 56 para 18 dias, por exemplo. Outras melhorias alcançadas:

- Qualidade na informação do cadastro;

- Processos padronizados e documentados;

- Disponibilização da informação de forma centralizada para todos os colaboradores;

- Redução de 81% no tempo (lead-time) para cadastro;

- Salto de 31% para 88% no atendimento do SLA;

- Automação de 77% do processo de cadastro;

- Redução de custos logísticos e de inventário;

- Domínio sobre as regras de negócio dos cadastros, que antes eram tácitos, e que foram estruturados e sistematizados;

 

Projeto em Fatos e Números

- 11 unidades no Brasil, Itália, China, Eslováquia, México, Estados Unidos, Rússia e Eslováquia

- 139 processos implantados;

- 330 usuários-chave envolvidos e treinados;

- 19 áreas de negócio envolvidas;

- Mais de 1.000 novos cadastros por mês;

- 1ª fase implementada em três meses.