Edson Gonçalves, fundador da ToOdo. Foto: Divulgação.

A HBSIS adotou o ToOdo para gerir os processos relacionados a viagens corporativas. Os 280 profissionais da empresa realizam, em média, 120 viagens mensais. 

Segundo a empresa, as viagens representam hoje o terceiro maior item de despesas da companhia.

O desenvolvimento, aplicação e melhorias iniciaram há oito meses. No período, o software auxiliou na redução de 27% das despesas das viagens corporativas.

Geovandro de Souza, controller da HBSIS, explica que a empresa já utilizava uma solução, mas que buscava otimizar os processos, reduzindo a quantidade de e-mails trocados para a realização de cotações e aprovações. 

“A empresa procura constantemente melhorar seus processos e realizar os trabalhos com a mesma qualidade, de forma mais prática, organizada e rápida. Neste sentido, nosso software antigo não nos atendia e por isso buscamos uma nova solução”, diz.

Com o software, os próprios profissionais escolhem a passagem aérea, sempre cotada com três empresas diferentes, e o hotel, de acordo com a proximidade do cliente ou aeroporto.

Para a prestação de contas, o ToOdo disponibiliza uma versão mobile, que permite ao profissional acessar seus tickets ou fotografar notas de despesas, cadastrando-as no momento em que as recebe. No final, a solução gera um relatório com todas as informações relacionadas à gestão de viagem.

“O ToOdo tem sido fundamental para contarmos com uma rotina mais enxuta. Realizamos as parametrizações do software, como os valores para alimentação, e ele realiza os cálculos de forma automática. Hoje, por exemplo, conseguimos aproveitar melhor preços promocionais de passagens aéreas, já que o tempo entre cotação e aprovação reduziu”, conclui Souza.

A HBSIS está desde 1990 no mercado e é uma empresa blumenauense com filial na capital paulista. A companhia desenvolve soluções em sistemas de venda, logística e outsourcing de TI. 

A ToOdo tem Edson Gonçalves, ex-gerente nacional de vendas da Senior, como fundador. Inicialmente, o software funciona integrado às soluções da Senior, mas grande parte do investimento da ToOdo foi no recurso “sincronizador”, que permite a integração com outros grandes players do mercado de ERPs.

Além de Gonçalves, é sócio da empresa Gelson Walker, que tem uma década de experiência com agenciamento de viagens corporativas.

A meta da empresa até o final de 2015 é contar com 50 mil usuários no sistema.