A Aviatur é formada por 28 empresas de setores como turismo, logística, exportação, hotéis, entre outros. Foto: Pexels.

O grupo empresarial colombiano Aviatur adotou a solução de ECM da SoftExpert, fornecedora de softwares e serviços para automação e aprimoramento de processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa.

A companhia é formada por 28 empresas de setores como turismo, logística, exportação, hotéis, entre outros. Com mais de 60 anos de mercado, possui 240 escritórios próprios em 23 cidades da Colômbia, além de Havana, Cidade do Panamá, Paris e Miami. O grupo conta com cerca de 3 mil colaboradores.

O Grupo Aviatur buscava uma solução para auxiliar no cumprimento da resolução 8934/2014 da Superintendência de Indústria e Comércio (SIC-Colômbia), que estabelece as diretrizes de gestão documental para empresas e instituições privadas no país.

“Nossa gestão de informação era feita de forma muito descentralizada, com documentos distribuídos entre todos nossos escritórios, e isso dificultava muito o controle e acesso à informação. Além disso, o processo acarretava no uso extensivo de papel e um volume de arquivos físicos armazenados que chegavam a 35 mil caixas”, afirma Roger Duvan Molina Romero, diretor de gestão documental e arquivos.

O SoftExpert ECM garantiu a otimização dos processos operacionais, diminuição do consumo de papel e redução do armazenamento físico de documentos.

“O SoftExpert ECM nos permitiu implementar o programa de gestão de documentos em sua totalidade. A ferramenta é 100% aderente às tabelas de retenção documental do grupo e aumentou a segurança de documentos sensíveis, controlando o nível de acesso online e ao arquivo físico da empresa, além de ser totalmente rastreável”, salienta Molina.

No último ano, foram movimentados em média de 2 mil documentos por dia. Agora, está digitalizando quase 5 mil documentos por dia.

“Tínhamos um volume de cerca de 35 mil caixas com documentos e, através do inventário eletrônico e centralizado, já conseguimos diminuir para 30 mil caixas. A ideia é alcançar o volume mínimo possível de papel para elevarmos o grupo a um patamar digital. Uma de nossas empresas, a agência de turismo Cielos Abiertos, já alcançou o marco Zero Papel”.

A digitalização trouxe também ganhos de eficiência, como na tramitação de faturas, que já não precisam mais ser enviadas pelo correio de outras cidades para a central, em Bogotá. Isso reduziu o tempo do processo de 8 dias para 1 dia.

Agora, a companhia pretende digitalizar todo o acervo da documentação de RH. Além disso, já foram adquiridos e estão em fase final de parametrização os componentes do SoftExpert Suite para a gestão de Auditoria e Riscos. 

O objetivo é dar andamento, ainda em 2019, aos planos de auditoria, à matriz de riscos e aos indicadores para a gestão de processos.

Fundada em 1995 em Joinville, Santa Catarina, a SoftExpert conta atualmente com mais de 2 mil clientes e 300 mil usuários ao redor do mundo com soluções para a excelência na gestão, fornecendo softwares e serviços para o aprimoramento de processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa.