DOCUMENTOS

T-Systems digitaliza RH com Grupo New Space

17/07/2019 16:31

O projeto envolveu três soluções: Digitalização, Guarda de Documentos e a Esteira de RH.

No Brasil, a T-Systems está presente desde 2001. Foto: Divulgação.

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A T-Systems, provedora de serviços em tecnologia da informação e comunicação (TIC), contratou o Grupo New Space para digitalizar documentos e profissionalizar a guarda dos arquivos do setor de recursos humanos (RH).

O projeto envolveu a aquisição de três soluções: Digitalização, Guarda de Documentos e a Esteira de RH.

A primeira etapa foi implementar a esteira nos processos de contratação de funcionários. 

“Embarcamos na solução toda a documentação admissional: fichas de registro, termos de confidencialidade, contratos de trabalho, entre outros. Isso nos ajudou muito na organização e agilidade dos processos de formalização de cada novo colaborador”, relata Armando Mota, consultor de folha de pagamento da T-Systems

Agora, quando um colaborador entrega a documentação física necessária na T-Systems, a empresa abre um protocolo para que o material seja retirado pela New Space para ser digitalizado e incluído na solução.

“A partir de então, é criado um dossiê do funcionário, que fica à disposição para ser checado sempre que houver necessidade e sem o risco de falta, perda ou extravio de documentos”, complementa Wrion Pereira, diretor de vendas do Grupo New Space. 

De acordo com Mota, antes da contratação das soluções os processos de requisição de documentos de funcionários desligados podiam levar mais de uma semana. 

“Hoje, conseguimos tudo instantaneamente. É só acessar a solução, selecionar o arquivo e imprimir. A guarda dos arquivos físicos sob responsabilidade da New Space nos possibilitou abrir vários postos de trabalho, além de uma renegociação do aluguel que pagávamos anteriormente”, detalha o executivo.

No Brasil, a T-Systems está presente desde 2001 e hoje conta com 13 escritórios, dois data centers e mais de 2 mil colaboradores.

O projeto de RH não foi o primeiro feito pela New Space no grupo T-Systems. A empresa contratou anteriormente o serviço de Custódia de Mídias.

Jeferson Sasso, coordenador do time de backup da T-Systems, conta que a companhia trabalhava com outro fornecedor, mas não contava com o suporte esperado. 

A partir da parceria com a New Space, mais de 5 mil fitas de backup foram migradas para a sala-cofre da empresa.

“Fizemos a transferência dos arquivos em menos de uma semana”, afirma Wrion Pereira.

O Grupo New Space tem 30 anos de mercado, tendo começado ainda no negócio de microfilmagem de documentos bancários, para depois assumir alguns dos processos relacionados com esses documentos e o armazenamento físico dos mesmos. 

A empresa tem 3 mil funcionários e atende a 150 clientes. Do total do faturamento, 90% vem do segmento bancário.

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