Fundada em 1999, a Polishop conta com cerca de 2,5 mil colaboradores. Foto: divulgação.

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A Polishop, varejista brasileira multicanal, adotou a solução da Iron Mountain para armazenar milhares de documentos de antigos colaboradores e digitalizar as fichas do pessoal ativo.

Antes da pandemia, a companhia já tinha um projeto de digitalização tanto dos arquivos de colaboradores ativos quanto dos inativos, mas esse processo foi acelerado em 2020.

Como algumas áreas da empresa ficarão em home office permanente, como o call center, o SAC e algumas pessoas dos times contábil e fiscal, surgiu a necessidade de encontrar novas soluções para que os colaboradores tivessem acesso aos dados da empresa de forma on-line.

Segundo a Polishop, a escolha pela Iron Mountain se deve ao fato da empresa oferecer um leque de soluções completas, tanto para os arquivos físicos, quanto digitais. 

“Conversamos com outras empresas, mas elas não tinham a mesma capacidade de armazenamento, de segurança, não tinha um rol de clientes que pudesse nos respaldar e dizer que realmente era uma empresa segura”, explica Sandra Gindero, gerente geral de recursos humanos da Polishop.

A plataforma tem capacidade para digitalizar e arquivar milhares de documentos e facilitar o acesso on-line a esses dados. Utilizando inteligência artificial e machine learning, ela classifica conteúdos físicos e digitais, como documentos em papel, áudio e vídeos.

“Transformamos o documento físico em um arquivo eletrônico, que passa a ser acessível remotamente. Dessa forma, aceleramos um processo que poderia levar alguns dias, que agora pode ser feito com poucos cliques num painel de controle on-line”, explica Orlando Souza, presidente da Iron Mountain Brasil.

Na plataforma, é possível especificar diferentes níveis de acessos às informações para os usuários, preservando dados pessoais como número de CPF ou endereço dos funcionários, que podem aparecer na tela com uma tarja preta de acordo com o usuário.

“A questão da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) foi outro fato importante, pois, com a digitalização da Iron Mountain, teremos os arquivos guardados de forma mais segura e com senhas para quem realmente deve ter acesso à documentação arquivada, então os dados não ficam expostos”, destaca Gindero.

Fundada em 1999, a Polishop conta com cerca de 2,5 mil colaboradores, distribuídos em 270 lojas físicas em todo o território nacional, mais uma fábrica em Manaus e um centro de distribuição em Jundiaí, São Paulo, além da sua matriz.

Já a Iron Mountain foi fundada em 1951 em Nova Iorque, nos Estados Unidos, e está presente em 50 países, com 1.450 instalações. A companhia armazena bilhões de ativos e dados de mais de 225 mil clientes.

No Brasil, a empresa tem 20 anos de atuação e está presente em oito estados e no Distrito Federal com 42 unidades, 1,8 mil funcionários e mais de 5 mil clientes.