DESKO traz muitas funcionalidades para os próprios funcionários organizarem a rotina do escritório. Foto: Pexels.

O novo modelo de utilização dos escritório corporativos, impulsionado pelas restrições ocasionadas pela COVID-19, já pode ser totalmente operacionalizado através de um software 100% brasileiro, pioneiro na união entre o gerenciamento operacional de Facilities e a gestão do chamado Workspace. 

A startup de Porto Alegre, Inventsys, que também levou seu produto de gestão de ativos e manutenção para a Suíça, onde já contam com 35 clientes no país Europeu, acaba de lançar o DESKO Workspace Management

Com o DESKO, empresas de qualquer porte podem mapear suas posições de trabalho e salas compartilhadas, e permitir uma experiência de reserva em planta, similar à escolha de assentos em uma aeronave, por exemplo. 

É o primeiro passo para empresas que entenderam que não precisam ampliar seus escritórios, ou visualizaram a possibilidade de diminuir suas estruturas e operar em um modelo compartilhado. 

“Criamos uma experiência ainda melhor que os aplicativos de booking de assentos em vôos ou cinema”, afirma o CEO da Inventsys, Mário Verdi. 

De forma muito simples e intuitiva, o gestor carrega as plantas baixas do escritório e mapeia as posições inserindo informações como Capacidade, Equipamentos disponíveis, etc. O colaborador, então, pode acessar o aplicativo via mobile ou desktop e fazer sua reserva com base em diferentes critérios. 

Com a reserva feita, é necessário realizar um Check In no local com tolerância de 15 minutos para evitar a baixa da reserva e liberação do uso para outras pessoas. 

“Estamos resolvendo alguns problemas do dia-a-dia dos escritórios: as reservas frias de salas de reunião, por exemplo. Uma sala aparece como reservada no sistema Google ou Outlook, mas na verdade está vazia. Ou o contrário. Com o check in obrigatório, no local, isto acaba”, completa Verdi. 

Outro grande problema da gestão de facilities, é a solicitação de mudança de temperatura do ar-condicionado. Em um mesmo local, enquanto um colaborador pede para aumentar, outros pedem para baixar a temperatura. Coordenadores de Facilities são unânimes em afirmar que estão “entupidos” com chamados deste tipo no seu service desk. 

Com o DESKO, é possível mapear zonas com temperaturas diferentes, como MODERADA 23º, ou RESFRIADA 18º, e os usuários podem escolher os locais com base nestes critérios. É possível, também, escolher uma sala de reunião com base em critérios, como capacidade, ou com relação às características: sala com máquina de café e equipamento de videoconferência, e já enviar um GuestPass para os convidados externos - marca registrada pela empresa para o passe de liberação de acesso, para que não fiquem em filas na recepção, evitando aglomerações. 

“E tudo isto sem investimentos altíssimos em hardware, na palma da sua mão”, destaca Mário Verdi. O software é totalmente integrado com a plataforma de gestão operacional de facilities da Inventsys, que controla rotinas de limpeza, manutenção e serviços. 

Com isto, é possível estar em uma sala de reunião, ler o QR CODE da sala e solicitar serviços de Copa, pedir apoio emergencial ao TI ou registrar um problema de manutenção ou limpeza no local, tudo de forma colaborativa. 

“É uma nova realidade dos escritórios, a gestão colaborativa de facilities. Precisamos sair da mentalidade paternalista de que eu, colaborador, não faço parte da gestão da infraestrutura do local onde trabalho todos os dias”, ressalta Verdi. 

 “Participamos ativamente do projeto de desenvolvimento do produto com a Inventsys, e agora vamos iniciar o uso efetivo em nossos escritórios de forma pioneira. Estamos realmente co-criando”, afirma Juliana Andrade, responsável por Facilities CSC do Grupo Cosan, no escritório da Faria Lima, onde ficam as empresas Rumo, Comgás, Moove e Raízen. "Nosso próximo passo será ampliar a utilização do DESKO para os sites Raízen em Piracicaba, com foco em elevar a experiência dos funcionários nos chamados e contribuir para o novo propósito de ocupação dos escritórios na gestão do workplace”, agraga Juliana.

A Raízen, é um dos primeiros clientes do produto, que já conta também com empresas como CVC, iFood, Sumup e Mosaic Fertilizantes. “O sistema da Inventsys é bastante promissor para esta nova realidade. Estamos empolgados em estarmos participando deste grupo de empresas que está apostando na solução da Inventsys. Vamos ver como evoluem os testes e o uso real quando voltarmos aos escritórios”, informa Rodrigo Abdalla, coordenador de Facilities e entusiasta da plataforma. 

A Inventsys está selecionando empresas com até 20 posições de trabalho que desejam testar gratuitamente o DESKO, e se qualificarem para usar de forma gratuita definitivamente. Interessados entrar em contato direto com o CEO, Mário Verdi, pelo email mario@inventsys.com.br.