Instituição é uma das 27 federações de indústrias ligadas à CNI. Foto: divulgação.

O Sistema Federação das Indústrias do Estado do Paraná (Fiep) adotou a solução de automação robótica de processos (RPA, na sigla em inglês) da Automation Anywhere, com implementação da Certsys, fornecedora de soluções de tecnologia da informação com sede em São Paulo.

A instituição já vinha em uma jornada para modernização de processos desde 2009 e a automatização por meio de robôs teria complementado as atividades que já vinham sendo implantadas.

Em 2017, a entidade havia implementado o Centro de Serviços Compartilhados (CSC), com o objetivo de padronizar o atendimento e torná-lo melhor e mais ágil, além de reduzir custos.

Nos dois anos seguintes, atingiu-se um nível de estabilidade que requeria ações mais ousadas, de acordo com a instituição. Neste momento, decidiu-se pela implantação da robotização para ganhar em produtividade e compliance.

“Necessitávamos dessa robotização, mas precisávamos de orientação de como, quando e onde aplicar esse recurso. A Certsys nos orientou e estamos satisfeitos com o resultado até agora", afirma Josiane Inácio de Melo, coordenadora de suporte de TI da Fiep.

Após a contratação de Certsys, foi montado um centro de excelência para avaliar as necessidades específicas da instituição. A empresa criou um sistema de análise de viabilidade considerando todos os parâmetros de compliance para só então desenvolver o primeiro robô.

Ele foi batizado de Rahul e direcionado para auxiliar no processo de captura de extratos   bancários, que ultrapassava o número de 100 por dia. Já o segundo robô recebeu o nome de Camélia e foi designado ao setor de contabilidade.

Segundo a empresa, processo envolvendo a Camélia foi mais complexo por conta da necessidade de acessar os sites de várias prefeituras e fazer a distribuição de notas, assim como avaliar os processos de escrituração fiscal.

“Quando tivemos a confirmação de que nosso processo de Escrituração Municipal dos Serviços Tomados seria desenvolvido, houve engajamento de todos da equipe para o sucesso dessa implantação. Nesse momento, nascia a Camélia”, conta Cassio Rodrigo Guaringue Alves, coordenador de contabilidade do Sistema Fiep.

Segundo a instituição, o maior desafio foi achar a forma mais adequada e produtiva de extração das informações no ERP para garantir qualidade e agilidade no processo de escrituração municipal dos serviços tomados via RPA.

No Brasil, ainda não existe um padrão municipal para o cumprimento dessa obrigação fiscal e, como o Sistema Fiep atua com 130 municípios distintos, foi preciso parametrizar a Camélia para compreender para qual município estaria escriturando e como cumprir o processo.

De acordo com a instituição, o robô auxiliou na redução de Service Level Agreement (SLA), ou Acordo de Nível de Serviço (ANS), de escrituração municipal, apuração de impostos e provisão de notas fiscais, além de disponibilização das guias ao CSC Financeiro.

Com o volume de impostos municipais em torno de 130 apurações mensais, os processos internos foram agilizados, como é o caso da apuração dos impostos até o quinto dia útil do mês.

Além disso, o robô da contabilidade fez o prazo de atendimento a empresas diminuir de 69 horas para oito. Já para pessoas físicas, o tempo caiu de três horas para 50 minutos.

“Além do ganho de produtividade, a robotização deslocou mão de obra para áreas mais analíticas. Com a pandemia, o investimento em robotização ajudou a reduzir custos que estão contribuindo para o equilíbrio financeiro da empresa neste momento de crise”, afirma Daniele Andreatta, gerente executiva de serviços corporativos do Sistema Fiep.

Com o projeto implantado e a expertise adquirida pela equipe interna, os próximos passos são robotizar mais processos em outras áreas da empresa que possam se beneficiar com a solução.

Em uma nova fase, a Certsys está desenvolvendo um robô para captura de pagamento e demandas de trabalho com prefeituras do Paraná.

Um sistema de RPA funciona de forma diferente de uma ferramenta de automação de workflow na medida em que o sistema "aprende" a executar a tarefa copiando os movimentos do usuário na interface gráfica.

De acordo com o Gartner, 85% das grandes empresas terão adotado alguma automação para tarefas repetitivas por meio de software até 2022, como validação cadastral, transferência de informações em grande escala e integração de sistemas.

Fundada em 2003, a americana Automation Anywhere é líder do mercado de RPA com mais de 4 mil clientes, incluindo nomes como Accenture, Cisco, Dell EMC, Hitachi, IBM, LinkedIn, MasterCard, Unilever, Volkswagen e a Organização Mundial da Saúde.

No Brasil, a empresa tem sede em Barueri, município da Região Metropolitana de São Paulo.

Já Certsys, criada em 2007 na Universidade de São Paulo, tem em seu portfólio clientes como Ambev, Banco Votorantim, Bradesco, Itaú e Santander.

Com sede em Curitiba, o Sistema Fiep é composto pela Fiep, Sesi, Senai e IEL, sendo uma das 27 federações de indústrias ligadas à Confederação Nacional da Indústria (CNI).