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BPM

Colégio Farroupilha informatiza secretaria

Júlia Merker
// segunda, 25/04/2016 14:05

A equipe de tecnologia da informação do Colégio Farroupilha, de Porto Alegre, desenvolveu um projeto de informatização da secretaria escolar. 

O Colégio Farroupilha desenvolveu um projeto de informatização da secretaria escolar. Foto: Divulgação.

Trabalhando com os conceitos de BPM e ITL, foi feito um mapeamento de processos da área e a definição de clientes externos e internos, demandas e tempo de atendimentos.

Os processos foram mapeados e desenhados usando o Bizagi Process Modeler. O projeto está conectado com um app desenvolvido pela Gvdasa e utilizado por pais e alunos.

Desde o início de abril, as demandas encaminhadas pelas famílias para a secretaria escolar, que envolvem emissão de históricos, solicitações de documentos, atestado de matrícula, entre outras, podem ser acompanhadas através do portal dos pais/alunos e do aplicativo do colégio.

“Quando algum registro é inserido no sistema ERP GVCOLLEGE, também da Gvdasa, referente a solicitação das famílias é enviado um push no aplicativo dos pais descrevendo o atendimento prestado e a sua situação”, explica Marcelo Bueno, analista de negócios do Farroupilha

O objetivo do projeto foi transformar a secretaria escolar em uma central de serviços conforme os conceitos do ITIL para melhorar os processos internos e o atendimento prestado.

No ano passado, Farroupilha também incluiu em seu sistema online de matrícula o processo de reserva de armários, que podem ser usados pelos alunos para guardar os materiais escolares durante o ano letivo. 

Antes, todo o processo de aluguel de armários para os mais de 2 mil alunos do Colégio era realizado via papel, em um caderno onde constavam as informações dos espaços para reserva, como localização, turma, sala e tamanho.

O mapeamento dos armários foi feito pela equipe de TI do Colégio Farroupilha, que também foi responsável pela integração da base de dados da Gvdasa com a interface do sistema, implementada pela empresa Mobe Design, de Porto Alegre.

O Colégio Farroupilha conta com quase 2,5 mil alunos na unidade do bairro Três Figueiras e cerca de 330 na unidade Correia Lima.

Júlia Merker