Justiça de São Paulo costumava atender um milhão de pessoas por dia. Crédito: Antônio Carreta / TJSP.

O Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo (TJSP) adotou o Bookings, ferramenta de agendamento integrada ao Microsoft 365, para retomar o atendimento presencial ao público com as medidas de distanciamento social necessárias.

A instituição decidiu implementar o sistema integrado ao seu site, eliminando custos adicionais ou dedicação da equipe de TI para o desenvolvimento de uma solução. Dessa maneira, a ferramenta teve custo zero para o tribunal.

Após o local ficar mais de três meses com as portas fechadas por conta da pandemia, agora a população deve entrar no site do TJSP e agendar, de acordo com a sua necessidade, o serviço, horário e unidade para ser atendido presencialmente.

O agendamento fica disponível 24 horas por dia e é feito por meio da inserção de dados obrigatórios de nome e e-mail, assim como dados opcionais de endereço, número de telefone e observações.

Após o cadastro, o solicitante recebe uma confirmação em sua caixa de e-mail e, caso sua reserva tenha alguma alteração, ele também é notificado no endereço cadastrado.

Para o cidadão, não há necessidade de efetuar o download de nenhum aplicativo específico para realização do agendamento.

Segundo a empresa, o Bookings conta com todos os requisitos de segurança em acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e com todos os certificados de segurança da Microsoft. Assim, os dados estão seguros, mas também podem ter a exclusão solicitada a qualquer momento.

Além de controlar quantas pessoas estão nos prédios ao mesmo tempo, o órgão está usando o Bookings para organizar o rodízio de seus próprios funcionários de acordo com a demanda de cada dia.

Com o apoio da Microsoft, a instituição criou diversos catálogos de serviços, de acordo com cada unidade judicial, e estabeleceu as equipes responsáveis por cada um deles.

Assim, os funcionários do Tribunal conseguem visualizar diretamente em seus calendários quais serão os atendimentos do dia ou imprimir todos os agendamentos para validar a entrada de cada solicitante.

Toda a implementação do Bookings e integração com o site do TJSP foi concluída em menos de dois meses.

“Conseguimos estabelecer, em pouco tempo, uma maneira de dar vazão às demandas ao mesmo tempo em que protegermos a segurança e a saúde da população que procura o atendimento presencial”, afirma Fernando Tasso, juiz assessor do gabinete digital do TJSP.

A expectativa é de que, mesmo após a pandemia, os agendamentos on-line sejam mantidos. O próximo passo planejado pelo TJSP é a realização de atendimentos via videoconferência para as demandas de juizado especiais e audiências de conciliação por meio do Microsoft Teams.

“O contexto atual acelerou a necessidade de transformação nas mais diversas frentes e o mesmo ocorreu com o judiciário. O TJSP teve a capacidade de reagir rapidamente, lançando mão de recursos tecnológicos que já estavam à disposição do Tribunal para superar os desafios”, destaca Alessandra Karine, vice-presidente de setor público da Microsoft Brasil.

Antes da pandemia, aproximadamente um milhão de pessoas eram atendidas todos os dias nas 3 mil unidades judiciais do estado de São Paulo por ordem de chegada.