Há muito convivemos com projetos. Desde que o ser humano se propôs a construir ou a realizar alguma coisa, de alguma forma, estivemos envolvidos com eles. Grandes ou pequenos, simples ou complexos, podemos imaginar exemplos como as pirâmides do Egito, a Praça de São Pedro no Vaticano ou a descoberta da penicilina. Porque então, atualmente, este tópico ganhou tanta importância? As organizações, sufocadas por uma miríade de atividades que assolam seus executivos e seus colaboradores do plano operacional, estão descobrindo o valor da melhor “execução”.

Executar é a habilidade crítica de se entregar o que foi prometido, com os recursos disponíveis, dentro do orçamento previsto e no tempo certo.

Transformar esta habilidade em um conhecimento adquirido pela empresa, não mais atribuído a sorte ou a esforços particulares de uma ou outra pessoa da organização, é um dos objetivos mais perseguidos pelos gestores dos negócios.

Recentemente, as modernas técnicas de gestão de processos foram associadas ao conceito de gestão de projetos. Como resultado desta combinação de metodologias, as empresas poderão obter um consistente planejamento e operacionalização de seus projetos através da orquestração dos processos e subprocessos indicados pelo PMBOK para a gestão dos projetos.

Estas soluções, gerenciam todos estes aspectos, associando a execução das atividades com a geração dos cronogramas, permitindo a comparação entre diversos projetos e a avaliação da performance e produtividade dos gerentes de projeto.

Benefícios diretos da sua implementação:

  • Automatizar o fluxo detalhado de atividades da Gestão de Projetos;

  • Contemplar a geração automática dos documentos necessários para o projeto, a partir de seu repositório central de informações;

  • Possibilitar a centralização das Informações de todos os projetos da empresa, independentemente da área, seja ela TI, Finanças, Produção, RH, Qualidade;

  • Permitir o Knowledge Management através do histórico de todos os projetos da empresa;

Suporte ao Gerente de Projetos

O PMBOK aborda nove áreas de conhecimento e 39 processos. Os processos são organizados em cinco grupos, que abrangem um ou mais subprocessos. Dessa forma, visualizar o fluxo do projeto é fundamental para o gerente, na execução de todas as atividades de controle e planejamento.


Recentemente, estive diretamente envolvido na concepção de uma solução para esta finalidade e posso atestar seus benefícios. Através de sua interface gráfica, o gestor do projeto pode visualizar exatamente o que está sendo feito e analisar possíveis gargalos, evitando os rotineiros atrasos de cronograma e também a manutenção dos custos de projeto já estimados. Por possuir um repositório central de informações facilita o Change Management, o turnover de recursos nos projetos e a documentação de todo o projeto, que é transformada em um importante repositório de conhecimentos para a empresa em iniciativas futuras (Knowledge Management). Portanto, esta é uma solução que se apresenta fundamental não só para os gerentes de projeto, mas para a toda a corporação.

Processos da Gestão de Projetos

Processo de planejamento

Planejar, em geral, pode ser melhor descrito como a função de identificar as metas corporativas e estabelecer as políticas, procedimentos e os programas necessários para alcançá-los.

O processo de planejamento deve ser sistemático, suficientemente flexível para trabalhar com atividades únicas, disciplinado através das revisões e controles, além de ser capaz de aceitar e manipular as intervenções muitidisciplinares do gerenciamento de projetos de forma orquestrada. O gerente pode administrar todos os detalhes do processo e assumir, de fato, o seu controle, além de poder visualizar todas as informações empregadas nesta fase. Com isso, o gerente poderá facilmente planejar e re-planejar as atividades, os custos, os recursos e tudo o mais que se faça necessário.

Processo de controle

O desempenho do projeto deve ser medido regularmente para identificar as variações do plano. Estes desvios são analisados, dentro do processo de controle, nas diversas áreas de conhecimento. Na medida em que são identificados desvios significativos (aqueles que colocam em risco o projeto), realizam-se ajustes ao plano através da repetição dos processos de planejamento que sejam adequados no caso.

Armazenando-se todos os processos, com controle de versão e release, esses ajustes ficam mais fáceis de serem realizados, mesmo com o projeto em andamento. Através da interface gráfica, o gestor pode incluir novos subprocessos, caso o projeto exija e para o melhor controle, cada passo dado durante o projeto, é devidamente registrado, sendo facilmente auditado para a identificação dos possíveis desvios, antecipando-se as ações de correção, com resultados altamente benéficos ao projeto.

Alguns Benefícios da Gestão de Projetos com ênfase em processos:

  • Assegurar que todos os processos descritos no PMBOK, assim como os seus subprocessos e áreas de conhecimento sejam executados de acordo com a necessidade da empresa e não das suas várias aplicações e módulos;

  • Gerar um contexto favorável para a implementação de melhorias contínuas na gestão de processos, descobrir gargalos e realizar mudanças para que o projeto tenha o melhor resultado possível;

  • Minimizar o impacto de novos subprocessos e atividades durante os o projeto, sem a necessidade de novos sistemas, interfaces, treinamentos e pessoas.

  • Aumentar a produtividade e a eficiência dos colaboradores, pois as instâncias/atividades dos projetos “perseguem” o usuário, alem de impedir o desvio dos procedimentos estabelecidos;

  • Garantir a excelência operacional da gestão de projetos;

  • Entregar uma base analítica permanentemente atualizada para gestão de projetos, mantendo o conhecimento dentro da empresa, devidamente documentada;

  • Possibilita a avaliação das tendências do projeto e prever, desde o início como este terminará se não for tomada nenhuma atitude com relação ao que está acontecendo no momento.

  • Através dos indicadores de desempenho, facilmente o gerente de projetos percebe (e até é avisado por alertas automáticos) quais são os principais problemas em seu projeto.

  • Os riscos são controlados de forma uniforme a partir de uma listagem inicial de possíveis riscos por tipo de projeto.

  • Promover a flexibilidade dos processos de gestão de projetos frente às mudanças de escopo ou de recursos humanos.

De fato, foi uma experiência gratificante ter contribuído para o desenvolvimento de uma solução tão avançada para a gestão de projetos com a ênfase em processos. Esta solução tem tido uma grande aceitação pelo mercado, tanto pelo seu ineditismo, quanto pela sua abrangência total ao PMI.