O gerente de Sistemas da Stemac, Sérgio Farina Ucoski

A gaúcha Stemac reduziu erros em seus processos relativos a recebimento eletrônico e aumentou a conformidade fiscal na cadeia de suprimento de todos seus 38 centros no Brasil com o SAP GRC 10.0.

Em todo 2011, o número de NF-es recebidas pela fabricante de geradores ficou em 96.604.

Já em CFOPs (sigla para Código Fiscal de Operações e Prestações), o volume em 2011 foi de 137.

Uma análise de aderência da solução identificou que, deste número total de CFOPs, 21 tinham possibilidade de automação na ferramenta.

“Parece pouco, só 15% do total de CFOPs com que trabalho anualmente, entretanto este percentual representa 65.974 notas passíveis de automação no sistema – o equivalente a 73% dos registros”, afirma o gerente de Sistemas da Stemac, Sérgio Farina Ucoski. “Em volume financeiro, isso equivale a 77% das nossas entradas, em valores monetários”, comemora.

Ramp Up
A implantação, a cargo da FH Consulting, foi realizada na metodologia Ramp Up, na qual a própria SAP seleciona alguns clientes para colaborar no desenvolvimento e homologação de novos produtos.

“O projeto contempla três ondas sucessivas de implantação”, explica Tiago Cáceres Correia, consultor da FH. “A primeira onda foi a mais pesada, que incluiu a instalação do GRC 10.0, validação das NF-es e transferências nos 38 centros da Stemac”, completa.

Esta etapa foi concluída entre setembro e dezembro de 2011, quando a solução entrou uso.

Os resultados já obtidos na primeira onda, compreendidos entre dezembro a fevereiro, quando a empresa começou a usar o sistema, foram 15 mil notas validadas na ferramenta.

Nos pouco mais de dois meses de uso da ferramenta, integrada ao ERP SAP que a Stemac usa desde 2009, foram identificadas 275 notas recebidas que não estavam autorizadas.

Já o número de notas que chegaram à Stemac, mas já haviam sido canceladas, ficou em
12.

“Antes da automatização, em processo manual, isso seria notado? Pode ser que sim, mas pode haver erro, afinal, trata-se de conferência por funcionários, competentes, mas humanos”, avalia Ucoski.

Em fevereiro de 2012 teve início a Onda 2, que envolve a entrada de compra normal no sistema e está em andamento, com previsão de conclusão em abril.

Esta fase, diretamente ligada à área de compras e planos de ação junto ao fornecedor, é “bem mais tranquila”, na definição de Correia.

Isto porque já está tudo adequado às normas legais e ao sistema, ou seja, tudo pronto, faltando apenas realizar testes integrados e treinar os usuários.

“Dois terços desta onda são treinamento”, comenta o especialista da FH, que foi escolhida para o projeto pela experiência de 15 projetos já realizados em integração fiscal standard em SAP.

A Onda 3, que envolve as últimas adequações e melhorias específicas do sistema com foco no negócio da Stemac, está prevista para novembro.

Segundo Ucoski, a escolha pelo sistema fiscal SAP teve vários motivos – um deles, otimizar o investimento já feito pela Stemac no ERP alemão.

Além disso, muitos clientes da companhia usam SAP, o que os torna potenciais para adotar a solução de automatização de entradas da fabricante.

“Com o GRC, ganhamos em padronização no envio e recebimento de informações com clientes e fornecedores”, comemora o gerente de TI.

Ainda segundo o executivo, a automatização também identificou problemas de assinatura digital de parceiros, que foram identificados pelo SAP GRC 10.0 em 533 NF-es.

“Tivemos, ainda, melhora nos processos de fornecedores motivadas pela indicação de problemas listados”, comemora o gerente de TI.

As transferências também registraram melhoria. Por exemplo: nos processos entre filiais, aumenta o controle, pois ficam integrados a emissão de saída e o recebimento de entrada reduzindo riscos na movimentação de estoques.

Outro benefício trazido pela solução foi a redução de custos logísticos ocasionados por devoluções de mercadoria a fornecedores devido a erros de notação.

Sem falar na economia do tempo dos colaboradores, que foram isentados de lançamentos e conferências manuais das notas e CFOPs aos quais já foi possível automatizar – alguns, dependendo do fornecedor, normas específicas e outros processos, não se justificou a aplicação do SAP.

Software Aspirina
Padronização que elimina dores de cabeça, já que a empresa porto-alegrense trabalha com fornecedores de um catálogo de materiais que inclui mais de 60 mil itens – de motores a peças pequenas.

“De uns, compramos diariamente. De outros, uma vez, duas, por ano... E antes do sistema, todos eles tinham a possibilidade de receber lançamentos com erro. Hoje, não mais”, avalia Ucoski.

Sem falar no fisco: a receita tem todas as informações da companhia, que está buscando adequar as normatizações e legislação obrigatórias de seu setor.

Gláucia Civa cobre o SAP Fórum 2012, em São Paulo, a convite da SAP Brasil.