Central de Gerenciamento Eletrônico de Documentos da Procempa

A Procempa está dando os primeiros passos na missão de digitalizar toda a documentação da prefeitura de Porto Alegre.

A estatal de processamento de dados recebeu nesta semana o primeiro lote de 1,5 milhão de documentos da Secretaria da Fazenda do município.

Os documentos estão divididos em 180 mil envelopes contendo croquis de vistoria, plantas arquitetônicas, contratos de compra e venda e de usucapião e outros dados relativos na cobrança do IPTU que hoje ocupam parte do segundo andar do prédio da prefeitura.

A digitalização está sendo feito através de um convênio de R$ 742 mil com a Informática dos Municípios (IMA), empresa equivalente à Procempa da cidade de Campinas.

O valor inclui a compra de três scanners de alta velocidade, capazes de digitalizar 90 páginas por minuto, além de treinamento para os funcionários e um software de gestão eletrônica de documentos criado pela IMA.

De acordo com o diretor-presidente da Procempa, André Imar Kulczynski, o investimento na criação da chamada Central de Gerenciamento Eletrônico de Documentos permitirá à estatal atender com agilidade a demanda gradativa de digitalização da prefeitura.

“A mudança para uma administração sem papel não vai acontecer de um dia. Fazer uma licitação para cada demanda de digitalização seria demorado”, aponta Kulczynski, destacando que a preparação dos documentos para serem digitalizados exige a participação direta de funcionários experientes da administração.

A digitalização não significa ainda o desaparecimento do papel, pois para isso as reproduções digitais necessitariam ser certificadas digitalmente, o que ainda está em estudo. Alguns documentos precisam ser mantidos ainda por exigência legal.

A escolha dos documentos relativos ao IPTU não foi por acaso. À exemplo da Procuradoria Geral do Estado, a Procuradoria Geral do Município também está adotando a recepção de documentação digital. Assuntos tributários e dentre eles o IPTU, respondem por boa parte do volume.

Kulczynski enfatiza que a ideia é digitalizar processos de ponta a ponta, sem criar compartimentos estanques de documentação digitalizada que, no final, só fazem a burocracia mudar de forma, sem deixar o processo mais ágil.

Dentro dessa ótica, a Procempa já estuda novos processos em outros departamentos de governo. Um candidato promissor é a Secretaria Municipal de Obras e Viação (Smov), responsável por autorizar construções e reformas.

“Hoje, a grande maioria dos arquitetos já trabalha com softwares de CAD, mas precisam imprimir as plantas para entregar na SMOV. Se eles pudessem simplesmente mandar os arquivos, seria um ganho”, projeta Kulczynski.