O mercado de gestão documental deve, em breve, ser totalmente dominado pela digitalização, em decorrência do forte aumento da velocidade de adesão das empresas às consultas de documentos na forma digital.

É o que avalia Eduardo Coppola Gutierrez, presidente da ABGD- Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos.

"Até recentemente, a quase totalidade das consultas era feita fisicamente com o uso do papel, mas hoje caiu pela metade. Ou seja, o volume já é 50% digital. Em menos de cinco anos 95% de todas as consultas aos documentos corporativos será digital, ou já nascerá digital, a exemplo da Nota Fiscal Eletrônica", prevê Gutierrez.

Criada em 2005, a ABGD já conta com empresas que representam aproximadamente 80%  do mercado nacional de arquivos e documentos, um dos setores que mais crescem no Brasil, como reflexo do aumento no volume de serviços de gestão da informação. O faturamento das empresas que atuam neste segmento superou R$ 1 bilhão em 2009. "Houve um crescimento do nosso setor de 18% no ano passado. E para 2010 a expansão será ainda maior, em torno de 25%", completa o drigente.

Também diretor da Keepers Brasil, especializada na gestão de documentos e soluções de BPO, Gutierrez avalia que os documentos corporativos continuarão guardados, mas o acesso será menor, limitado às situações de auditoria, fiscalização de órgãos públicos e ações judiciais.

Novas ferramentas prometem mais agilidade

Com o aumento das consultas digitais, também cresce a oferta de ferramentas que prometem maior agilidade no processo. A Keepers, por exemplo, desenvolveu software que busca integrar dados e imagens de forma mais rápida, permitindo que a imagem fique disponível para o cliente via internet, com acesso pelo computador, ou ainda que uma filial disponha do material guardado no escritório central da matriz.

"Se compararmos a digitalização com a de um scanner residencial que vai montar uma imagem com 500kb, o gerenciador consegue gerar um arquivo dez vezes menor, com cerca de 40kb. Na hora que a imagem estiver trafegando na internet pode carregar muito mais rapidamente. A resposta é rápida porque na captura da imagem a compressão do documento é a melhor do mercado", explica o presidente.

Segundo Gutierrez, o maior diferencial é a qualidade de imagem. "Até agora existiam alguns softwares que comprimiam, mas com uma perda não aceitável de qualidade. Não adianta nada ser um arquivo leve, se na hora de abrir não se consegue visualizar essa imagem direito", justifica.

Para ter acesso a esse serviço, os clientes não precisam de nenhum investimento financeiro na compra de equipamentos: a empresa mantém um espaço de armazenagem em parceria com os principais data centers do país.

O novo software demandou investimentos acima de R$ 500 mil, e os planos da Keepers são de novos investimentos na área de desenvolvimento tecnológico para atender ao aumento no volume de consultas digitais, motivado em grande parte pela redução de custos com a implantação do sistema.

" Recuperar uma imagem digital na internet custa até 95% menos do que pedir a consulta física a um documento, o que envolve todo um procedimento de transporte", afirma o diretor da empresa, informando que após a busca na internet pelo cruzamento de palavras-chave, se houver necessidade do documento físico, por motivos jurídicos, por exemplo, fica muito mais fácil de encontrá-lo.

A Keepers, duplica de tamanho a cada 4 anos e concentra investimentos no desenvolvimento de novas tecnologias, criação de soluções integradas e ferramentas únicas desenvolvidas por equipe própria. "Ter uma base de TI própria dá muita agilidade na hora de customizar qualquer solução", destaca o presidente.

"O investimento em soluções de gerenciamento faz com que a empresa cresça sem precisar de espaço físico. Hoje temos mais ferramentas de processos tecnológicos do que espaço. O cliente quer soluções de processos. Ou seja, muito mais o gerenciamento dos seus documentos do que somente a guarda, em si", explica Gutierrez.