A CEB - Companhia Energética de Brasília - contratou a catarinense Paradigma Business Solutions, especialista em soluções de processos de negócios e relacionamentos eletrônicos, para desenvolver uma plataforma de gestão focada nos processos de compra de energia.
 
O projeto, iniciado em 2009, priorizou o desenvolvimento de um sistema de gestão de venda de energia elétrica para expandir o controle da superintendência de mercado da companhia controle sobre os mais de 180 contratos que em vigor atualmente.
 
Com a expansão do projeto também para compra de energia, a plataforma passa a realizar também a gestão não só de contratos, mas de encargos setoriais, checagem de pagamento de faturas, reajustes contratuais, entre outras funções.
 
Além disso, para atender à demanda, a Paradigma criou um módulo de cadastro para facilitar a geração de documentos para a participação da CEB em leilões.

“O módulo contará com documentos institucionais essenciais e informações detalhadas sobre os processos de obtenção de documentos específicos para leilões, garantindo o cumprimento de todas as normas pré-estabelecidas pelos órgãos competentes”, explica Gilmar Marra Gulart, coordenador do projeto.
 
Outra vantagem operacional da plataforma, segundo ele, será a unificação dos dados em um único local.

Gulart explica que, até agora, cada colaborador era responsável pela posse de determinados dados, o que muitas vezes acarretava informações duplicadas ou desencontradas, além da dificuldade em filtrar e reunir dados para a elaboração de relatórios.

“Com os dados reunidos no mesmo local, a elaboração dos relatórios deve ser feita em apenas um quinto do tempo utilizado anteriormente”, afirma o coordenador. “Antes, com o grande volume de contratos, era muito difícil conferir os dados das compras manualmente, o que ocasionava erros nos pagamentos. Já com a gestão dos dados na plataforma, a margem de erro será praticamente zero”, comemora.
 
Para melhorar a comunicação entre diferentes áreas da empresa, foi desenvolvida também uma interface com o sistema de gestão utilizado em outros setores para garantir o compartilhamento das informações.

Conforme Gulart, o sistema também traz mais transparência aos processos, pois como as informações estão disponíveis em plataforma web, os dados podem ser acessados por qualquer pessoa em qualquer lugar, o que facilita a tomada de decisões.
 
“Além de maior precisão nos valores comercializados, também teremos otimização de custos pela eliminação de gastos com papel, impressão e ambientes de rede, já que tudo será digitalizado e disponível via web”, explica o coordenador. “Contratos, faturas, boletos, tudo será digitalizado”, complementa.

Segundo ele, essa medida também vai ajudar muito nas auditorias e fiscalizações, pois “disponibilizará dados precisos de forma prática e ágil”.  
 
Passo a passo
Ao todo, foram 24 meses de projeto, entre customização e integração da plataforma Paradigma WBC Energy aos sistemas da CEB, incluindo a revisão de processos de práticas.

Mas ainda há mais por vir: até outubro, será realizada a migração dos dados para a nova plataforma, além do treinamento dos colaboradores que utilizarão a nova solução.
 
“Com a diminuição dos processos manuais, teremos mais tempo para investir no estudo do mercado. Queremos apurar melhor os processos, acompanhar de perto a evolução do setor e as audiências públicas, enfim, abrir horizontes e mudar a cultura interna da empresa”, finaliza Gulart.