Chega de papelada: digitalização é o caminho da agilidade e economia!

Não seria exagero dizer que, se depender da porto-alegrense Rede Imagem, caminha para o fim a era da papelada nas administrações de algumas das principais cidades da Serra Gaúcha.

Explica-se: em Caxias do Sul, a companhia digitalizou cerca de 400 mil documentos para a Câmara de Vereadores, em um projeto que, ao todo, somará um milhão de imagens.

“Fizemos OCR (sigla em inglês para serviço de reconhecimento de cacacteres) de tudo o que foi digitalizado, e tudo foi guardado pelo Liquid, nosso software de gerenciamento eletrônico de documentos, que foi hospedado nos servidores da própria câmara e permite acessar todo o conteúdo via web”, destaca Marcelo Klarmann, responsável pelo Comercial da Rede Imagem.

Outra cidade serrana que aposta nos serviços da companhia porto-alegrense é Gramado. Lá, a empresa iniciou um projeto para a prefeitura em setembro passado, pelo qual já fechou 200 mil digitalizações.

Até maio deste ano, porém, serão 500 mil documentos digitalizados, em um contrato que exigiu não só a alocação de um profissional, mas também de equipamentos, in loco.

E as administrações municipais não são as únicas representantes do setor público na carteira da Rede Imagem: a lista se completa, ainda, com nomes como Fundação Corsan e Fundação Banrisul, entre diversos outros.

Mas nem só de governo vive a companhia porto-alegrense: pelo contrário, no segmento privado os “clientões” também proliferam.

Caso do Sport Club Internacional, que fechou o primeiro contrato com a empresa em 2008, para uso do Liquid, e não parou mais.

“Em 2009 começamos a digitalizar o material todo do clube”, conta Klarmann. “Hoje, já digitalizamos quase 200 mil imagens, entre fotos e títulos de sócios”, complementa.

Com o GED, o clube diminuiu o tempo de recuperação de documentos em mais de 50%, o que otimizou o atendimento aos sócios e, de quebra, preservou o material referente à história colorada – afinal, são documentos referentes à atualidade mas também aos primórdios dos anos de fundação do time, um século atrás.

E por falar em centenário, quando abriu o museu comemorativo à data, o Inter chamou a Rede Imagem novamente para digitalizar as imagens do acervo, em um projeto iniciado por volta de abril de 2010.

A carteira de clientes da empresa gaúcha conta, ainda, com nomes de outros segmentos, como o calçadista – Grendene -, educação, com PUC-RS, UCS e UFRGS, entre outras; e saúde, como as Unimeds Porto Alegre e Nordeste, de Caxias do Sul – olha a Serra aí de novo!

Ao todo, só o software de GED Liquid soma cerca de 70 clientes em todo o país.

Para Klarmann, o gás da solução é a acessibilidade que garante a todo o público relacionado às empresas ou entidades clientes.

“O Liquid pode ser instalado no cliente ou ser usado na versão web. Com a solução, o cliente digitaliza os documentos que quiser, armazena no software, e disponibiliza uma senha e login para que os usuários que lhe interessam acessem todo o conteúdo”, detalha Klarmann.

Fatores que geram não só agilidade, mas também economia, segundo explica o executivo.

“Um escritório de advocacia, por exemplo, pode economizar muito só pelo fato de poder permitir que seus clientes acessem via web as pastas de documentos referentes a seus processos do que mandando um motoboy movimentar este material a cada vez que foi preciso”, ressalta ele.

Além da carteira de clientes, a lista de parceiros da Rede Imagem também tem força: a empresa conta com a carioca Trust Solutions, por exemplo, junto à qual desenvolveu o Trust GED, solução que já atende a clientes diversos do segmento de previdência.

Outra parceira é a paranaense TopData, especializada em soluções para identificação, controle de acesso e coleta de dados e que atende a clientes como Banco do Brasil, Correios e Polícia Federal.

Completando a lista de parcerias, a empresa porto-alegrense é, ainda, Microsoft Gold Certified Partner.