"Em empresas de todos os portes, o armazenamento de documentos é uma constante; porém, geralmente o espaço físico não cresce na mesma proporção", ressalta Maiali. Por isso, cada vez mais a digitalização mostra-se uma solução eficaz. O processo de virtualização de dados impressos não apenas elimina o acúmulo de materiais já existentes, mas principalmente evita a geração de novos papéis. Entretanto, vale lembrar que, apesar de a Justiça brasileira validar qualquer documento eletrônico corporativo e de os cartórios realizarem autenticações digitais, não basta escanear um determinado impresso, ou gerá-lo em qualquer software: é preciso ter uma assinatura digital. A validade jurídica e a segurança são fornecidas por um Certificado Digital, processo de criptografia que impede que a assinatura eletrônica seja falsificada e os dados do documento sejam adulterados ou copiados com validade.
No Brasil, o poder público saiu na frente da iniciativa privada na questão da Certificação Digital.O Poder Judiciário brasileiro foi o primeiro no mundo a ter uma autoridade certificadora (ACJUS). Em 2004, a Receita Federal obrigou empresas com faturamento anual de mais de R$ 30 milhões a possuírem um Certificado Digital e realizarem suas declarações por meio eletrônico. A Receita também entrega antes a restituição de Imposto de Renda de pessoa física, para quem usa a certificação digital.