NF-e: da máquina de escrever à era digital

Há menos de um ano, a emissão de documentos fiscais no Brasil poderia ser realizada de três maneiras: manualmente, envolvendo talões de documentos fiscais, datilografando notas soltas (sim, ainda existem máquinas de escrever!) e por meio de sistemas informatizados, utilizando formulários contínuos, com ou sem integração aos livros fiscais. Todos estes processos burocráticos e custosos acarretam às empresas desperdício de tempo que poderia ser alocado a outras atividades como compra e venda de mercadorias, produtos e serviços.

Com a facilidade e o barateamento das tecnologias e a ajuda do Fisco esta realidade mudou. Estamos falando da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e. O Projeto tem como objetivo a implantação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico que substituirá a sistemática atual de emissão do documento fiscal em papel, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco.

Os benefícios imediatos são redução nos custos com papel, resultando também em menor impacto ao meio ambiente, e redução nos custos de impressão e espaço para armazenamento de documentos físicos, que antes exigiam um período mínimo de cinco anos.

Somente isto já valeria a pena o investimento neste projeto. Contudo, há vários outros benefícios diretos e indiretos que serão aproveitados pelas empresas que aderirem à nova realidade, tais como: eliminação de erros devido à digitação incorreta de dados, redução de tempo de parada nos Postos Fiscais de Fronteira, redução de erros de escrituração, além do incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias, bem como uma série de vantagens logísticas e comerciais nas relações B2B.

Nova era para o Comércio Eletrônico B2B?

A automação e a integração dos sistemas e troca eletrônica de pedidos de compra e notas fiscais já são realizados há mais de 15 anos entre as empresas no Brasil que utilizam o EDI (Eletronic Data Interchange) - Intercâmbio Eletrônico de Dados. O comércio eletrônico já modificou a forma como as empresas realizam negócios e a NF-e será responsável pela massificação deste cenário. A intenção, por exemplo, do SEFAZ-SP (Secretaria da Fazenda) é alcançar a meta de 30 milhões de notas fiscais eletrônicas por mês até o final de 2007, o que corresponde a 50% do total de notas emitidas no Estado.

Uma vez que as empresas desenvolvam a solução, e enviem o arquivo de notas fiscais, eletronicamente, para o Fisco, poderão também fazê-lo para seus parceiros de negócios, gerando redução de custos administrativos e operacionais, de estoque, de saldos, de itens faltantes, de devoluções, aumentando as vendas e agilizando o recebimento das mercadorias.

Sendo assim, a nota fiscal eletrônica juntamente com demais informações logísticas enviadas através de meios eletrônicos, parece ser o caminho natural para os processos de negócios entre as empresas, fortalecendo assim as relações B2B.

A GS1 Brasil – Associação Brasileira de Automação –, entidade que representa mais de 50 mil empresas usuárias de padrões de código de barras e comércio eletrônico dará suporte à implantação da NF-e. A organização conta com o Grupo de Trabalho e-Commerce NF-e, que já realizou reuniões para alcançar o objetivo de harmonizar a NF-e com os padrões do Sistema GS1, atendendo as relações B2B entre as empresas brasileiras, além de oferecer suporte aos seus associados.

O Sistema GS1 é um conjunto de padrões, que possibilita a gestão eficiente de cadeias de suprimentos globais e multissetoriais, identificando com exclusividade produtos, unidades logísticas, localizações, ativos e serviços. Além disso, facilita os processos de comércio eletrônico, propondo soluções estruturadas para mensagens eletrônicas e viabilizando a total rastreabilidade das operações, o que vem de encontro aos objetivos da NF-e.

* Ana Paula Manieiro é assessora de Soluções de Negócios da Gs1 Brasil