Desde os primórdios das atividades econômicas no Brasil e no mundo, a forma escrita dos registros fiscais, econômicos e contábeis vem sendo utilizada como meio de investigação pelos fiscos na apuração de impostos. Quando aqui os primeiros portugueses desembarcaram, trouxeram consigo os livros da corte. De lá para cá, o que mudou, e mudou muito, foram a velocidade de apuração, as formas de impressão e a diversidade de obrigações dos contribuintes.
Os fiscos foram, ao longo do tempo, impondo à sociedade novos tributos e, conseqüentemente, novas obrigações de registros (livros fiscais de apurações, demonstrações contábeis, evolução econômico-financeiras, etc). As Controladorias das empresas, antes “guarda-livros”, foram mergulhando no mar da burocracia. Os fiscos repassaram gradativamente aos contribuintes a fiscalização mútua, ou seja, mais obrigações e, por conseqüência, a guarda de papéis.
Em 27/08/2005, um protocolo de cooperação celebrado entre a Receita Federal, o Distrito Federal, as Secretarias de Fazenda dos estados federados (CONFAZ) e representantes das prefeituras criou o SPED – Sistema Público de Escrituração Digital. O protocolo prevê “promover a atuação integrada dos fiscos federal, estaduais e, futuramente, municipais, mediante a padronização e racionalização das informações e o acesso compartilhado à escrituração digital de contribuintes por pessoas legalmente autorizadas”.
Atualmente, os contribuintes não enquadrados no SIMPLES estão sujeitos à entrega, por intimação do Fisco Federal, dos arquivos previstos na Instrução Normativa número 86 (substituta da IN68/95), Instrução Normativa número 89 do INSS, MANAD e a inúmeras obrigações em cada Estado da federação (GIAs, DIMEs, SEFs, SESIFs, CATs, GNRE, SINTEGRA, GIA-B, etc). Além disso, estão obrigados à entrega das obrigações mensais compulsórias a cada tipo de negócio e à impressão dos livros fiscais (ICMS, ISSQN, IPI, LAPIS, Posição de inventários, etc). No âmbito federal, as retenções e apurações (DACON, DIPJ, LALUR, DCTF, DIRF, DARF). Os fiscos municipais aderiram à prática e iniciaram uma avalanche de obrigações digitais. Logo, quando o CONFAZ editou o Ato COTEPE número 35/2005, o mercado de soluções fiscais recebeu-o como primeiro sinal de alerta sobre o que os fiscos, em conjunto, estavam “bolando”.
Em 09 de dezembro de 2005, foi editado o Ato COTEPE número 70/2005. Esse reforma seu predecessor (COTEPE 35/05) e inclui as obrigações para com as prefeituras. Além disso, inclui no escopo das obrigações os “razões auxiliares” - ativo fixo, financeiros (contas a pagar e receber), folha de pagamento, entre outros. Atente-se: o prazo de implementação foi tão absurdo – 21 dias – que os próprios fiscos estaduais usuários da nova obrigação, previstos no ato, não conseguiram atendê-lo no prazo.
O fato importante é que o Ato COTEPE 70/2005 foi o início para uma nova abordagem pelos fiscos: a Escrituração Digital, o início da implantação do SPED. A supressão do papel para realizar os registros fiscais deixa de ser um sonho.
O uso da tecnologia da informação permitirá - ATO COTEPE 11/2007 D.O.U. 03/07/2007 - a partir de janeiro de 2008, a informação digital de registros fiscais das operações realizadas pelas empresas.
Boas promessas são anunciadas à sociedade (ENAT II):
* redução dos custos para o armazenamento de documentos;
* redução de custo com o cumprimento das obrigações acessórias;
* possibilidade de troca de informações entre os próprios contribuintes a partir de um leiaute padrão;
* redução do tempo despendido com a presença de auditores fiscais nas instalações do contribuinte;
* simplificação e agilização dos procedimentos sujeitos ao controle da administração tributária;
* redução do envolvimento involuntário em práticas fraudulentas;
* uniformização das informações que o contribuinte presta às diversas unidades federadas.
Como em todas as implantações de sistemas, haverá uma fase de transição em que o esforço será dobrado. O papel ainda será exigido e os meios digitais estarão alimentando os bancos de dados dos fiscos.
É preciso perceber que os problemas para se ter uma escrituração correta persistem. Afinal, a empresa mantém registros de suas transações em vários níveis de detalhamento, e uma operação normalmente está interligada com outra refletindo nos vários subsistemas que compõem a gestão da empresa.
A auditoria fiscal estará com seu papel assegurado e valorizado. Talvez necessitará ainda maior agilidade, visto que os clientes da informação exigirão maior agilidade para o encerramento fiscal. A velocidade será da era digital. Com isso, os sistemas de solução fiscal estarão sob novo desafio e as empresas usuárias desses sistemas terão pela frente novas adaptações. O “olho” do fisco estará mais apurado pela capacidade de processamento. Atender ao nível de detalhamento de cada informação solicitada nos arquivos digitais é um grande desafio. Aqui está um novo paradigma: olhos humanos lendo papel (até hoje), sistemas integrando e cruzando informações (amanhã).
Diante dessa nova fase dos fiscos, a recomendação é de cautela. A adoção de uma solução fiscal deve estar focada na capacidade de adaptação da ferramenta ao ambiente proposto, pois além de atender aos fiscos deve também suportar as operações da empresa sem abrir mão da prévia auditoria fiscal informatizada e, se possível, automatizada.
A boa notícia é que as melhores soluções fiscais disponíveis no mercado oferecem rotinas de auditoria cruzada, bem como de fechamento de valores por período, na busca de maior acuracidade e integridade para os dados alvo de auditoria pelos fiscos. Isso é especialmente importante, para propiciar maior segurança às empresas no atendimento de uma fiscalização eletrônica, como definido recentemente no SPED – EFD (Escrituração Fiscal Digital), cuja implantação está regulamentada para Janeiro de 2008.
* Mauro Negruni é diretor de Serviços da Decision IT , idealizador do sistema de segurança fiscal Fiscocheck. 