Otimizando o potencial das Comunicações Unificadas

As empresas estão sempre em busca de formas mais efetivas de comunicação, especialmente quando seus colaboradores não estão alocados no mesmo escritório. Um dos maiores desafios tem sido integrar os diferentes canais de comunicações. Por isso, neste artigo abordarei os principais passos para selecionar e estabelecer uma estratégia de comunicação unificada (UC) eficiente.

Primeiramente é importante ressaltar que ao integrar todas as formas de comunicação - desde telefonia, até e-mail, web conferecing e mensagens instantâneas - é possível gerar um ambiente de comunicação mais eficiente dentro das organizações, resultando em redução de custos, aumento de produtividade e melhoria da satisfação dos clientes.

Muitas empresas têm um ambiente de rede heterogêneo e, portanto, precisam integrar tecnologias de diversos fornecedores entre suas plataformas e arquiteturas. Antes de embarcar nesta complexa viagem, deve-se ter uma visão ampla de todas as partes envolvidas. Fazendo isso, torna-se bem mais viável otimizar investimentos já feitos, permitindo que os colaboradores possam dar um suporte melhor aos clientes, resolvendo problemas de uma maneira mais ágil.

Baseado na experiência em planejamento e construção de ambientes de comunicações em diversos clientes, identifico as seguintes dicas para implantar soluções UC:

1. Não superestimar a cultura da sua empresa. Antes de começar um projeto de comunicação unificada, primeiramente entenda os métodos de comunicação usados pela sua empresa. Alguns alvos chaves são os funcionários que irão influenciar a maioria, ou que parecem animados para aceitar a mudança. As empresas devem garantir que a cultura corporativa seja adequada para uma comunicação interativa. Combinando isso com uma bem planejada e articulada mudança de processo de gestão, já é o primeiro passo para uma implantação bem-sucedida.

2. Prepare o seu ambiente. Gaste tempo avaliando e preparando o ambiente para a implantação da nova tecnologia. Crie uma única identidade de usuário para garantir a exata interação entre sistemas, além de preparar o diretório para apoiar o IM corporativo e garantir que os números de telefone estejam em um formato padrão, para que os usuários compreendam como colocar os seus contatos pessoais. Configure o PABX ou PABX IP para aceitar o novo sistema de numeração. Alguma forma de integração do computador com telefonia é necessária para permitir o controle das ligações. Caso seja preciso, implante software de cliente para desktops, sendo que desktops também terão de cumprir os requisitos mínimos de hardware e software para estas aplicações. Se estender comunicações de vídeo, prepare a rede com adequada banda e qualidade de serviço.

3. Definir a arquitetura. Optar por uma arquitetura distribuída ou centralizada.

4. Avaliar segurança UP FRONT e alavancar funcionalidade existente. Implantações de comunicações unificadas apresentam muitas considerações de segurança. Tire vantagens das habilidades que já existem dentro do seu equipamento de rede.

5. Maximizar a integração da empresa. Uma vez que a implantação está desenvolvida, explore oportunidades, isso ampliará a integração e aumentará seu valor na aplicação, conferência e customização.

6. Gerenciar o projeto. Escolher um parceiro de implantação que desenvolva uma estruturada metodologia de gerenciamento de projeto. Este parceiro deve demonstrar um portfólio específico de produtos, ferramentas, templates e linhas de direção que são produzidos para ambientes de comunicações unificadas e também baseados nas melhores práticas da indústria.

7. Implementar um apoio contínuo. Um desenvolvimento com sucesso depende da habilidade da empresa para focar todas as técnicas necessárias e manter a estabilidade do ambiente diariamente.

Acima de tudo, as organizações deverão optar por trabalhar com um integrador que tenha as competências e a experiência suficientes para integrar tecnologias de multi-fornecedores. Além disso, estes integradores devem seguir um projeto de gestão transparente e com rigorosa disciplina, oferecendo suporte e manutenção em todo o ciclo de vida do projeto.

Alexandre Marques é diretor comercial da Dimension Data no Brasil