Estratégias para tornar a videoconferência mais eficaz

Em um mundo no qual as pessoas têm cada vez menos tempo para executar suas atividades, as reuniões corporativas acabaram se tornando um grande ladrão de tempo. Nossas pesquisas estimam que apenas 1/3 das reuniões são realmente eficazes e o restante são horas desperdiçadas e dinheiro perdido.

Neste cenário, a tecnologia de videoconferência serve como um aliado fundamental para ajudar na redução de custos e aumentar a eficácia corporativa das reuniões. Os benefícios para quem adota este recurso são inúmeros, mas sem comportamentos adequados nas reuniões via videoconferência, elas podem acabar nas mesmas estatísticas das reuniões presenciais.

Adotar uma tecnologia de alta performance, que garanta a qualidade de transmissão de imagens e voz é essencial para uma reunião. Neste sentido, a minha dica são os sistemas da empresa italiana Aethra Networks, líder global no mercado de soluções para comunicação em vídeo e sistemas de áudio-conferência, que detém 85% do mercado europeu, e está ampliando sua presença no Brasil, através do seu novo distribuidor, a Telesul Sistemas.

Como qualquer outro tipo de reunião, a videoconferência também passa pelo processo de 03 fases da reunião: planejamento, ação e acompanhamento. A fase de planejamento na videoconferência merece destaque e atenção redobrada.

O planejamento acontece antes da reunião e precisa definir o que será discutido na mesma. A melhor forma de tornar a videoconferência produtiva é minimizar ao máximo o número de objetivos da reunião, tornando-a mais rápida e focada. É preciso que esteja bem claro o que deve ser atingido ao término da reunião e que este objetivo seja divido em tópicos com tempo definido para a realização de cada um. Envie este planejamento para os convidados que realmente devem estar presentes no dia da reunião.

Cheque os equipamentos previamente e crie uma atividade com antecedência para verificar a infra-estrutura, acertar câmeras, microfones, apresentações e quaisquer outros itens que possam interferir no processo. É viável também pensar em um plano B, caso aconteça algum problema de infra-estrutura que atrapalhe o processo.

Na próxima fase, ação ou condução da reunião, é preciso estipular regras de conduta para que a videoconferência ocorra conforme o planejado. Convém que cada ponto a ser tratado na reunião e o apontamento de boas práticas sejam passados logo no início da mesma:

 - Defina quem irá conduzir a reunião, de forma a focar no objetivo proposto e evitar que a reunião se disperse em conversas paralelas;

 - Posicione as pessoas que terão uma participação mais ativa no centro da mesa e próximos da câmera, isso ajuda na participação e colaboração dos menos participativos e evita feudos de reuniões paralelas;

 - Faça um acordo para não existir conversas paralelas e que apenas uma pessoa fale por vez. Quem quiser a palavra deve pedir e esperar o término para iniciar.

O condutor da reunião deve anotar as tarefas que deverão ser executadas pós-reunião e deve repeti-las para garantir o entendimento e a atribuição da responsabilidade de execução.

No caso da utilização de apresentações em Power point, o adequado é a distribuição do arquivo para que todos possam acompanhar ou caso não seja possível, fazer a leitura dos tópicos a cada slide.

Reuniões com duração de até 90 minutos são possíveis na videoconferência, mais do que isso é bem provável que os participantes percam o foco e as conversas paralelas tomem conta.

Após a condução da reunião chega o momento da sua finalização formal, que inclui o envio da ata da reunião e das atividades a serem executadas pós-reunião. Não sou favorável a atas formais, apenas em reuniões que exigem tal protocolo. Um simples e-mail com o objetivo e os pontos que foram acertados já é mais que suficiente. O que deve ser reforçado são as atividades com datas de término e seus responsáveis claramente definidos.

Caso sua solução de videoconferência possua o recurso de gravação, você pode anexar o arquivo de áudio e/ou vídeo no e-mail junto com a ata e as atividades. É recomendado também que você utilize os recursos do seu sistema de correio eletrônico para enviar as tarefas e acompanhar a execução.

Uma boa reunião depende muito mais do treinamento e comportamentos envolvidos nas três fases da reunião do que o meio envolvido. A videoconferência pode ajudar a reduzir custos e ainda, devido sua necessidade de agilidade e colaboração, tornar todo o processo mais produtivo, desde que sejam observados os bons hábitos para a sua realização.

Para finalizar, trago um dado levantado pela Telesul Sistemas, que representa a Aethra Networks, citada acima. A empresa vem registrando grande procura por sistemas de videoconferência de missão crítica desde a época do chamado “apagão aéreo” no Brasil. De acordo com pesquisas da companhia, este problema serviu para que as empresas começassem a perceber que as vantagens da videoconferência vão muito além da questão do descolamento e redução de custos com viagens. Hoje as empresas buscam otimização de tempo e, conseqüentemente, maior produtividade dos seus executivos.

Christian Barbosa é sócio da Blue Eagle