Nota Fiscal Eletrônica obrigatória. E agora?

Há tempos vem sendo divulgada a obrigatoriedade da emissão da NF-e para diversos setores e empresas, englobando produtos como cigarros, combustíveis líquidos, automóveis, cimento, medicamentos alopáticos, carnes, bebidas alcoólicas, refrigerantes, e aço. Porém, é preciso questionar se todas as empresas desses setores estão preparadas para a novidade.

O governo divulga e se prepara há mais de três anos para isso. Agora, todos os estados estão aptos a receber e autorizar a NF-e, seja por infra-estrutura própria ou através da “Sefaz Virtual”, uma unidade centralizadora concebida para auxiliar as unidades federativas nesse processo. Atualmente, existem duas unidades da Sefaz Virtual, uma localizada no Estado do Rio Grande do Sul e a outra no Ambiente Nacional, baseada no Serpro, que também abriga o Sistema de Contingência.

A emissão da NF-e pode ser feita de maneira automatizada ou com o auxílio de um programa, desenvolvido pela Sefaz/SP, destinado a pequenas e médias empresas, mas que pode resolver momentaneamente a obrigatoriedade, em abril, até que as empresas desenvolvam seus próprios programas e sistemas. Este pode ser o caminho mais fácil e rápido, mas que não substitui a integração automatizada, caso o volume de notas da empresa seja alto.

Portanto, o governo está preparado e fornece ferramentas e infra-estrutura para as empresas gerarem a NF-e. Assim, as empresa devem acelerar seus processos de testes.

Como gerar a NF-e?

Existem duas maneiras para a emissão da NF-e:

Geração automatizada, integração de sistemas e utilização de Web Services: A empresa emissora gera um arquivo eletrônico, correspondente a Nota Fiscal Eletrônica, assina digitalmente e transmite pela internet para a secretaria da fazenda, que autorizará o uso deste documento; apesar do desenvolvimento e implantação ser mais demorada e mais cara, pois requer ajustes nos sistemas internos, contratação de provedores de serviços e soluções, é mais eficiente, visto que todo o processo deve ser automatizado, conseqüentemente, eliminam-se vários problemas decorrentes de erros humanos.

Programa emissor de NF-e: Programa distribuído gratuitamente pelas Sefaz e por estar integrado aos sistemas de autorização de NF-e das Secretarias de Fazenda de todos os estados, serve para qualquer empresa que queira emitir Notas Fiscais Eletrônicas e gerenciar toda as mensagens com o Fisco, indicado para pequenas e médias empresas que não possuem grande volume de notas fiscais, uma maneira rápida e segura para a geração das NF-es, pois pode-se digitar as notas sem integrá-las com os sistemas internos, mas que, num segundo momento pode requerer muito esforço caso o volume de emissão seja alto. O programa emissor está disponível para download nos sites: www.nfe.fazenda.gov.br e www.fazenda.sp.gov.br/nfe, assim como treinamento virtual para a sua utilização.

Não sou obrigado a emitir a NF-e, porque envolver-me no projeto?

A empresa pode envolver-se por reconhecer que conseguirá atingir benefícios com redução de custos operacionais como impressão, espaço físico de armazenamento, eliminação de erros de digitação, redução de custos logísticos, redução dos erros de escrituração etc; ou, por já querer estar preparada para atender a uma exigência das Secretarias de Fazenda, que com o decorrer do tempo e gradualmente irá acontecer para muitos setores da economia, até que, possivelmente, todas as empresas que emitem Nota Fiscal em papel, migrem para a emissão eletrônica já anunciada; ou então porque quer ter ganhos com a utilização da tecnologia no relacionamento B2B, que tem como conseqüência uma série de vantagens logísticas e comerciais, tais como redução de: custos administrativos e operacionais, de estoque, de saldos, de itens faltantes, de devoluções, aumentando as vendas e agilizando o recebimento das mercadorias.

O papel da GS1 Brasil na geração da NF-e

A GS1 Brasil – Associação Brasileira de Automação – entidade que representa mais de 52 mil empresas usuárias de padrões de código de barras e comércio eletrônico, dá suporte à implantação da NF-e, através de grupos de trabalhos, assessoria técnica, seminários e cursos realizados em sua sede em São Paulo.

Uma vez que as empresas desenvolvam a solução, e enviem o arquivo de notas fiscais, eletronicamente, para o Fisco, poderão também fazê-lo para seus parceiros de negócios, a nota fiscal eletrônica juntamente com demais informações logísticas enviadas através de meios eletrônicos, parece ser o caminho natural para os processos de negócios entre as empresas, fortalecendo assim as relações B2B.

Considerando esse cenário, a GS1 Brasil se antecipou e promoveu um grupo que discutiu sobre a harmonização da NF-e com os processos B2B existentes com foco em vários setores da economia.

O adendo B2B foi criado no mesmo padrão da NF-e (XML) e poderá ser enviado juntamente ao arquivo da NF-e ao parceiro de negócios.  O layout definido pelo grupo pode ser encontrado no Centro de Serviços da GS1 Brasil: www.gs1brasil.org.br.

* Ana Paula Vendramini Maniero é assessora de Soluções de Negócios da GS1 Brasil.