O uso da tecnologia da informação na administração tem produzido resultados muito positivos para as organizações, sejam elas privadas ou públicas. No setor público, em especial, os benefícios trazidos pelo uso da tecnologia são refletidos para toda a população, uma vez que a atuação dos órgãos governamentais costuma gerar efeitos de maior amplitude sobre o dia-a-dia das pessoas.
Prefeituras e Câmaras de Vereadores, por exemplo, utilizam cada vez mais os softwares de gestão para cuidar da administração de seus recursos. Esses softwares, por sua vez, estão em constante evolução e hoje podem ser divididos em três categorias: isolado, integrado e ERP, sendo este último o mais aconselhável para a gestão eficiente das instituições.
Os softwares isolados atendem cada setor da organização de maneira individual, dificultando a transferência eletrônica de dados para outros setores do mesmo órgão. Com os integrados já é possível transferir informações entre setores, através de rotinas de exportação e importação. No entanto, cada área da organização é responsável pela manutenção do seu conjunto de informações, o que gera o risco de desatualização e a duplicação de informações e tabelas de dados.
Com a evolução da tecnologia da informação, hoje é possível contar com a gestão através dos programas ERP (Enterprise Resource Planning). Nesta categoria, o software é único e atende a instituição como um todo. Ele processa "cada operação" em todos os setores de forma automática, não permitindo a existência de "ilhas" de informação ou duplicidade de tabelas de dados e garantindo a sincronia entre as áreas administrativas.
A engenharia funcional do ERP melhora o fluxo de informações dentro da organização, fazendo com que os dados estejam sempre atualizados e diminuindo gastos em manutenção. Os resultados são claros: redução dos custos operacional, aumento da receita disponível para investimentos e melhor atendimento ao público, pois os usuários acessam em uma única tela as informações de diversos setores. A segurança no acesso dos dados, no caso, é mantida com senhas e permissões específicas para cada usuário.
No futuro, o avanço tecnológico e a popularização de plataformas ERP possibilitarão que as pessoas acessem informações de Prefeituras e outros órgãos públicos usando apenas o celular ou a própria televisão digital. Cada contribuinte poderá ter um código de acesso para suas informações pessoais e visualizar os dados de diferentes setores. Mas, para que esse cenário se torne realidade, os governos precisam investir cada vez mais em infra-estrutura tecnológica e plataformas eficientes do tipo ERP. Essa é a aposta da IPM.
Aldo Luiz Mees é diretor-presidente da IPM
