Impressão responsável no ambiente corporativo

Por que imprimimos documentos? Qual é a real necessidade de se imprimir um documento? Responder a essas perguntas pode ser a chave para uma redução significativa nos custos de impressão, especialmente no ambiente corporativo, em que os volumes de informações, relatórios e documentos que precisam ser distribuídos costumam ser elevados.

Imprimir um documento é a simples transferência de uma informação digital para uma mídia física. Esse conceito é muito útil para definirmos o que é necessário ser impresso.

Controlar a maneira como os colaboradores se comportam quanto à impressão é fundamental para que uma corporação imprima com eficácia. Mas doutrinar os colaboradores não é suficiente, pois o ato de imprimir já é algo incorporado à cultura das corporações. Afinal, o colaborador, na maioria das vezes, não sente o peso que uma impressão pode ter no bolso da corporação. E as atitudes ambientalistas ainda são só um discurso bonito que gerentes de marketing gostam de usar para cativar clientes e ganhar pontos nas Bolsas. Para todos os efeitos, apertar o botão de “print” ainda é bem mais fácil para todo mundo.

Os modelos de outsourcing de impressão utilizados no Brasil apenas controlam o quanto se imprime, afinal eles têm quemandar a fatura para alguém, mas não controlam de maneira alguma como é utilizado o parque de impressoras e como a corporação pode dotar de inteligência sua impressão. As empresas que oferecem esse tipo de serviço fornecem equipamentos de alta tecnologia que facilitam ainda mais o uso do botão “print”. Resultado: o funcionário prefere imprimir a enviar este documento por e-mail e, no final das contas, a empresa acaba imprimindo mais do que precisa sem saber o que está imprimindo.

É preciso que exista algum controle sobre o que os usuários imprimem, sem tirar dele a capacidade de transferência de mídia e armazenamento destes documentos. Ou seja, é necessário definir como cada usuário pode ter acesso a cada tipo de mídia. Essa não é uma tarefa fácil, exige planejamento, esforço e investimento para que se colham os frutos em um tempo razoável. É necessário então uma solução para gerenciamento e distribuição de documentos para diferentes mídias disponíveis na corporação, administrando como cada tipo de documento deve ser transportado ou armazenado.

Possuir uma solução capaz de gerenciar e distribuir documentos de forma “inteligente” significa disponibilizar a informação exata, na hora certa e da maneira mais conveniente. Significa ainda acesso fácil, rápido e seguro aos dados, além da troca de informações eletrônicas com clientes e fornecedores de forma integrada. A entrega controlada e garantida de documentos para qualquer dispositivo - não só impressoras e aparelhos de fax, mas também e-mail, SMS ou Web sites – é também outro benefício relevante.

Já existem hoje no mercado ferramentas voltadas ao gerenciamento inteligente de documentos, que, entre outras coisas, resultam em redução dos custos com impressão. Há que se transpor, contudo, a barreira cultural que ainda existe nas corporações. Será que todas as pessoas na empresa realmente precisam imprimir tudo para ter um “documento válido”?

Quando se trata de documentos oficiais, é certo que ainda confiamos mais no papel que nas mídias digitais. Mas, nessas horas, devemos nos lembrar dos bancos. Nosso dinheiro está lá, de maneira 100% digital, e nós confiamos nisso, não deixamos mais o papel moeda debaixo dos colchões. Ou seja, por que confiamos lá, mas não confiamos quando precisamos apenas mostrar um relatório para colegas ou superiores?

Quando falamos em impressão em nossas casas, sabemos o quanto isso custa. Não é só o preço do cartucho e do papel, mas também o espaço que isso ocupa em nossas gavetas e, principalmente, quanto tempo perdemos organizando, limpando e eliminando papéis desnecessários. As empresas também têm que pensar nisso. É trabalhoso mas, sem dúvida alguma, vale à pena para conquistar mais produtividade, eficiência, economia e responsabilidade sócio-ambiental.

André Balparda é Product Manager da Eccox