Os benefícios da integração de tecnologias

Soluções de captura, quando utilizadas em conjunto com ferramentas de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) e ferramentas de Workflow, trazem diversos resultados para as empresas no que diz respeito à agilidade de disponibilização de documentos em ambientes internos e externos.

A integração dessas tecnologias permite que estes documentos sejam identificados e indexados com as informações pertinentes, e direcionadas a um grupo de pessoas ou a um indivíduo. Além disso, tal união tecnológica possibilita um acompanhamento completo de todos os processos, controlando-os por data e hora de início e fim, até o seu arquivamento, facilitando a tomada de decisão.

Considerando tal descrição aplicada em bancos, por exemplo, – os quais cada vez mais trabalham com o conceito de análise centralizada das propostas de crédito, executando pesquisas junto aos órgãos de proteção ao crédito – esse processo permite a realização de pesquisas mais precisas sobre documentos. É possível também controlar o ciclo de vida destes arquivos e medir o desempenho dos operadores e dos resultados obtidos no tratamento das informações.

Tradicionalmente, o processo de captura centralizada exige que os documentos sejam enviados para os locais onde o trabalho está sendo realizado. Por outro lado, a captura distribuída possibilita que o trabalho seja feito "na origem", onde o documento é criado.

As concessionárias de automóveis também são exemplos de uma área de negócio que necessita efetuar captura de documentos para a realização das transações de empréstimo ou financiamento.

Com o passar dos anos, as soluções de captura distribuída tiveram que evoluir para um sistema mais capacitado e automatizado, pois muitas empresas necessitam incorporar documentos e imagens digitalizadas aos seus processos pré-definidos, a fim de proporcionar aos seus negócios maior rapidez, segurança e confiabilidade.

Ao centralizar as informações digitalizadas e armazenadas em um único ambiente, é possível realizar pesquisas, e/ou recuperar documentos de forma rápida e intuitiva, de acordo com a permissão de acesso do usuário. Pode-se também ampliar a capacidade de análise e reduzir custos operacionais, quando esses documentos, juntamente com as ações a serem tomadas e seus respectivos responsáveis, são inseridos no ciclo do processo.

As indústrias de hardware e software criaram recursos voltados para o mercado de captura, como equipamentos multifuncionais, scanners e fax, que passaram a serem consumidos "nas pontas” de maneira descentralizada, não causando impactos como a necessidade de uma banda para trafegar os documentos para o servidor central e o uso das tecnologias aplicadas em momentos diferentes dos processos de digitalização centralizada.

Os servidores de fax corporativos podem fazer parte de uma solução completa de captura distribuída, sendo também disponíveis para empresas que não possuem uma ampla estrutura de multifuncionais e scanners.

Enfim, a integração dos servidores de fax com soluções automatizadas por processo de OCR e sua inserção no negócio da empresa permite controlar o que deve ser feito com os documentos recebidos, agilizar o seu tratamento e otimizar os resultados a serem obtidos.

* Ricardo Caldas é Engenheiro e Mestre em Engenharia Elétrica pela UnB e presidente da Telemikro - fornecedora de soluções e serviços de comunicação corporativa.