Gerenciar fornecedores é serviço para TI

Para sobreviver no mercado competitivo, é condição sine qua non para as empresas oferecer excelência no atendimento, o melhor serviço ou produto, sempre com qualidade e menor preço.

Para a permanência e perpetuação em seu segmento é preciso estar atento a fatores como a grande concorrência existente e a adoção programas de melhoria contínua, de redução de despesas e custos, de pontualidade, de terceirização, dentre outros.

A estratégia da terceirização ou outsourcing tem sido recorrente nas organizações que necessitam manter o foco no seu core-business. Para isso elegem fornecedores parceiros que irão realizar tarefas que não sejam o foco do negócio principal. Mas o grande número de serviços terceirizados acarreta para os gestores empresariais novas tarefas como gerenciar contratos, controlar, estabelecer metas, medir prazos e os valores propostos e, sobretudo, a qualidade dos serviços que esses fornecedores oferecem.

Como alcançar a excelência na proposta da terceirização se muitas empresas mal conseguem administrar os seus fornecedores de forma que os pontos propostos em contratos sejam cumpridos e mantidos? Isso é serviço para a Tecnologia da Informação.

As plataformas de Tecnologia da Informação estabeleceram-se como fortes aliadas para as empresas, aliás, pode se dizer que não há mais sobrevivência empresarial sem que faça uso delas. E com o outsourcing também não há diferença. Com aumento do número de terceirizados, cresce também o número e a complexidade dos contratos a serem geridos. Felizmente, para administrá-los e aos terceiros já existem sistemas de relacionamento com fornecedores, conhecidos como SRM - Supplier Relationship Management.

O uso do SRM possibilita realizar o acompanhamento dos contratos desde a sua elaboração até a finalização, gerenciar grandes quantidades de terceirizados, reduzir os custos da cadeia de fornecimento, controlar as atividades do seu fornecedor e realizar compras complexas e de projetos.

Considerando o fato de que toda contratação obedece um ciclo, é possivel com o SRM a geração de modelos, a padronização de textos, a criação de novos contratos mediante a templates pré-determinados, a atribuição de responsáveis pelo gerenciamento, a aprovação e ativação de contratos, o monitoramento e a avaliação de desempenho desses fornecedores.

Além disso, proporciona melhorias e facilidades aos setores responsáveis por compras ou  para qualquer área que cuide de contratações, as quais quase sempre demoram meses para analisar um único contrato, o que atrapalha as contratações emergenciais ou ainda onera despesas.  

Ainda assim, há outros dilemas a serem enfrentados. Como transformar os fornecedores em parceiros estratégicos? Como realizar com praticidade e coerência a aquisição daquela matéria-prima necessária ao setor de produção, da contratação da equipe de segurança, do transporte de materiais, do pessoal de limpeza ou segurança, sendo que há diferenças consideráveis nesses tipos de contratos, na forma de gerenciamento, nos tributos e nas despesas?

Tenha em mente que se há diferenças nas regras contratuais para serviços e produtos, também existem consideráveis diferenças nos SRM aplicados para gerir esses fornecedores. Escolher o SRM adequado é determinante para o sucesso do gerenciamento de qualquer projeto terceirizado.

Aos gestores das áreas de compras e de TI cabe a escolha do SRM que trará resultados mais positivos às suas empresas. A inexistência de aderência do sistema escolhido às regras básicas do negócio pode resultar no insucesso da terceirização.

É preciso ver com clareza as diferenças entre os tipos de contratos, os seus tributos etc., sob pena de inexatidão dos resultados que os terceiros trarão às empresas. De nada adianta terceirizar se falta harmonia na administração dos processos. A implantação correta das ferramentas de TI facilita a transparência nas informações e possibilita melhor gerenciamento dos serviços terceirizados.  

* Ricardo Aun é diretor Comercial, de Marketing e Canais da New Age Software, que atua na gestão de negócios empresariais em médias e grandes corporações.