SPED requer maior atenção do que imaginam as empresas

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), em implantação no Brasil, representa um marco na escrituração nacional e proporcionará importantes mudanças nos processos das organizações e no relacionamento entre Fisco e contribuinte. O SPED é composto pelos subprojetos da Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e Nota Fiscal Eletrônica.

As autoridades fiscais estão convencidas de que o sistema irá gerar significativa melhoria no processo de controle e auditoria fiscal eletrônica das empresas, reduzindo significativamente a informalidade e a adoção de procedimentos em desacordo com a legislação fiscal, redundando em aumento na arrecadação de tributos.

A definição do plano de ação e a implantação dessas novas exigências irão requerer o envolvimento da alta administração das empresas, além das áreas de tecnologia da informação (TI), contábil e gestão tributária, tendo em vista a relevância do tema. A lista de obrigações, por si só, já demonstra um extenso conjunto de medidas a serem adotadas pelas empresas.

Requer não só investimentos em tecnologia, mas a revisão de processos voltados às áreas de vendas, compras, logística, contábil. É essencial avaliar as condições da empresa de se adequar às novas exigências do Fisco, seja quanto a sistemas, pessoas e modelos de operação. Trata-se de uma grande reengenharia no sistema de gestão que, em certos casos, pode envolver também o treinamento e adequação de fornecedores e clientes.

Ocorre que, com exceção de uma minoria, as empresas estão apenas iniciando as discussões sobre quem é que vai fazer a parte de TI e quais informações terão que disponibilizar de controles internos na gestão tributária. A dificuldade só será percebida com a implantação dos projetos. Cada empresa deve se preparar em relação à aquisição, customização e integração de sistemas, além de se preocupar com a infra-estrutura de tudo o que se refere à comunicação.

As organizações deverão aprimorar a avaliação da qualidade de suas informações e dos seus procedimentos fiscais, pois, com a entrega dos arquivos eletrônicos, elas estarão mais expostas a questionamentos pela eventual adoção de procedimentos fiscais em desacordo com a legislação. Para isso, é recomendável o mapeamento das informações contábeis e fiscais disponíveis, a avaliação de sua qualidade e a validação dos principais procedimentos, atentando para a existência de controles internos que venham a assegurar o atendimento das obrigações e a identificação de deficiências que possam gerar riscos detectáveis quando da apresentação do SPED.

Eventuais erros, além de autuações, podem levar os Fiscos a avaliarem a vida fiscal da empresa nos últimos cinco anos. Os cadastros de clientes e fornecedores também devem ser aprimorados. Como haverá um aumento muito grande no controle de suas operações pelas autoridades fiscais, poderá haver, inclusive, a interrupção de uma operação de venda de mercadorias, que passará a ser previamente aprovada pelos Fiscos.

As empresas submetidas ao acompanhamento fiscal diferenciado já estão obrigadas a entregar a Escrituração Contábil Digital relativa ao ano de 2008, sendo esta obrigação estendida a todas as empresas tributadas pelo lucro real a partir de 2009. A Escrituração Fiscal Digital passa a ser exigida mensalmente a partir de 2009, para todos os contribuintes de ICMS e IPI.

Já a Nota Fiscal Eletrônica Nacional já está sendo exigida desde o mês de abril de 2008 para as empresas fabricantes de cigarros e distribuidoras de combustíveis, sendo estendida até o final do ano a diversas atividades, tais como, montadoras de veículos, produtoras de cimento, distribuidores e atacadistas de medicamentos, frigoríficos e atacadistas de carnes, bebidas alcoólicas e refrigerantes.

Edirceu Rossi Werneck, sócio de Consultoria Tributária da Deloitte em Porto Alegre