Automação e o gol de placa da nota fiscal eletrônica

Há cerca de dois anos, a emissão de documentos fiscais no Brasil só podia ser feita de três maneiras: manualmente, utilizando-se os tradicionais talões; datilografando-se notas soltas naquelas relíquias chamadas máquinas de escrever; ou por meio da impressão informatizada de formulários contínuos, com ou sem integração aos livros fiscais. Esses processos, obsoletos, burocráticos e custosos, desperdiçam tempo e desviam o foco das empresas de sua atividade-fim. Felizmente, a Nota Fiscal Eletrônica Nacional (NF-e) tem-se mostrado eficaz ferramenta para a sua substituição. 

O novo sistema, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente, simplifica as obrigações acessórias dos contribuintes e permite o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo fisco. Sua implantação é um grande avanço para quem paga e também para a fiscalização das operações tributadas pelo Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), cobrado pelos estados, e o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), recolhido pela União.
A empresa que emitir a NF-e gerará um arquivo com todas as  informações fiscais da operação, que será transmitido pela Internet à Secretaria da Fazenda Estadual, que fará uma pré-validação e devolverá, caso não haja restrições, a Autorização de Uso. Este é o aval para o trânsito das mercadorias. A nota também será transmitida à Receita Federal e, no caso de operações interestaduais, à Secretaria da Fazenda de destino. Tudo passível de consulta na Web. Para acompanhar o trânsito das mercadorias, é impresso o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum e via única, que contém a chave de acesso à consulta na Internet inserida num código de barras. É mantida a obrigatoriedade de escrituração fiscal, mas isso somente deverá ser feito após consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda. A nota deve ser conservada em arquivo digital pelo prazo previsto na legislação tributária. Para destinatários não emissores, a alternativa é conservar o DANFE. 
Paulatinamente, o novo sistema vai-se tornando obrigatório, como já ocorreu no âmbito dos fabricantes e distribuidores de cigarros e combustíveis. Em dezembro próximo, outros setores terão de aderir ao sistema. São eles: indústria de automóveis, cimento, medicamentos, frigoríficos, fabricantes de ferro-gusa, laminados, bebidas e siderúrgicas. 
Para todos esses segmentos, os principais desafios na implantação do projeto são os seguintes: saneamento de cadastros, automação de processos ligados ao cadastramento, revisão dos processos atuais das ordens de compra e venda, automação do processo de recebimento de documentos fiscais e da entrada de informações nos sistemas corporativos / transacionais, uso de certificação digital pelos  emissores e troca de dados eletrônicos nas relações B2B.
Entretanto, no caso do intercâmbio entre empresas, os dados contidos na nota fiscal eletrônica, embora esta também possa ser transmitida ao parceiro comercial, não são suficientes para suprir os requisitos da eficiência das operações ao longo da cadeia de suprimentos. Somente o envio antecipado de informações logísticas e financeiras, em conjunto com os dados da nota, garante benefícios como rapidez no recebimento de mercadorias, redução e controle eficiente de estoques e aumento nas vendas. 
Diante deste desafio a GS1 Brasil se antecipou e promoveu um grupo que discutiu a harmonização da NF-e com os processos B2B existentes, com foco em vários setores da economia, o que resultou no Adendo B2B, que foi criado no mesmo padrão da NF-e (XML) e poderá ser enviado juntamente ao arquivo da NF-e ao parceiro de negócios.
Felizmente, a automação e integração dos sistemas e troca eletrônica de pedidos de compra e notas fiscais já são realizados há mais de 15 anos no Brasil, por meio do EDI (Eletronic Data Interchange / Intercâmbio Eletrônico de Dados), que já havia modificado a forma como as empresas realizam negócios. A nota fiscal eletrônica será responsável pela massificação e ampliação desse processo. A Secretaria da Fazenda de São Paulo, por exemplo, tem a meta de alcançar 30 milhões de emissões pelo novo sistema até o final do ano. Isso corresponde a 50% do total de notas fiscais emitidas no Estado. 
Um ótimo exemplo de como o código de barras e o EDI com padrão GS1, predominante em todo o mundo, contribuem para a eficiência das cadeias de suprimentos e do papel importante que terão como facilitadores da disseminação da nota fiscal eletrônica é o Grupo GOL. Criado em 2001 e promovendo a certificação das empresas do setor couro-calçadista que utilizam aquelas ferramentas da automação, o grupo desenvolveu um modelo para essa cadeia de suprimentos que engloba todas as atividades dos processos logísticos e comerciais a terem impacto da nota fiscal eletrônica. Trata-se de importante diferencial competitivo ao alcance de todos os setores, no contexto do irreversível avanço da nota fiscal eletrônica.
Hayrne Salvanha é Assessor da Célula de Soluções de Negócios da GS1 Brasil.