Sistema de Gestão ou ERP?

Existe uma deturpação muito forte no mercado empresarial do termo Sistema de Gestão, principalmente para as Pequenas e Médias empresas (PME). O termo Sistema de Gestão virou sinônimo de ERP, quando na verdade não é.

Uma empresa que tenha subsistemas, de diferentes fornecedores integrados entre si, e que cobrem os principais processos de negócios da empresa, formam um Sistema de Gestão, muitas vezes, mais eficiente do que se todos os subsistemas fossem de um único ERP/fornecedor.

Na busca por um Sistema de Gestão, a PME não deve manter seu foco somente nos ERPs de mercado, mas sim, olhar e avaliar cuidadosamente outras alternativas.

Os ERPs foram desenvolvidos para atender empresas de diferentes portes e segmentos. Eles embutem um fluxo operacional de trabalho, e por mais parametrizáveis que sejam, não há como acomodar todas as particularidades de todas as companhias, sempre há a necessidade de adequações.

A PME deve avaliar o custo de implementação de um ERP, levando-se em conta o seu custo total que inclui: o custo das licenças de uso por usuário, o custo do serviço das adequações e o custo da manutenção anual.

O custo médio praticado para as licenças de uso de ERPs voltados para PME é de R$ 3.000,00 por usuário. Já o custo do serviço das adequações é estabelecido em Homens/Hora, mas o mercado tem como parâmetro que o valor desse serviço é igual ou até o dobro do valor investido na aquisição das licenças de uso.

Por fim, o custo de manutenção anual praticado pelo mercado é de 15% sobre o valor das licenças de uso. Como exemplo, uma empresa que adquira 20 licenças de uso irá fazer um investimento de:

- Licenças de uso R$ 3.000,00 x 20 = R$ 60.000,00

- Custo dos serviços de adequações: de R$ 60.000,00 a R$    120.000,00

- Custo de manutenção anual (a partir do 2º. Ano) 15% = R$ 9.000,00

A experiência nos mostra que os ERPs uniformizam os processos de trabalho das empresas, e equilibram as diferenças no grau de eficiência operacional - muitas vezes entre empresas concorrentes. Fica claro que esse equilíbrio é extremamente benéfico para as empresas que não possuem processos operacionais eficientes.

Na busca pela eficiência operacional a parcela que cabe ao Sistema de Gestão é muito grande, pois, se o processo de trabalho não é atendido pelo sistema da forma como os negócios/usuários necessitam, surgem os inevitáveis e ineficientes controles paralelos (Planilhas).

A PME deveria formatar o seu Sistema de Gestão fazendo primeiro um mapeamento de todos os seus processos de negócio na empresa, para depois olhar o mercado e escolher a melhor formatação do seu Sistema de Gestão, sob a ótica do custo e da eficiência operacional.

Os processos de negócio devem ser agrupados da seguinte forma:

         - Processos que necessitam melhoria;

         - Processos eficientes;

         - Processos que trazem vantagem competitiva para o negócio;

Com o mapeamento feito, é preciso olhar o mercado e buscar a melhor alternativa para cada grupo dos processos. Pois, para o grupo dos Processos  que necessitam melhoria, as soluções padrões de mercado são uma boa alternativa.

Já para aqueles que são eficientes, faz-se necessária ua cuidadosa análise das soluções padrões de mercado, na tentativa de encontrar uma solução que mais se aproxima da forma operacional desses processos. Caso isso não seja possível, é preciso optar por uma solução específica para esse grupo de processos.

E finalmente para o grupo de processos que trazem vantagem competitiva para o negócio, sem dúvida nenhuma, deve-se optar por uma solução específica, preservando assim, a vantagem competitiva da empresa.

Acredito que a eficiência de um Sistema de Gestão é diretamente proporcional ao atendimento da cultura e das particularidades de cada processo da empresa.

*Diretor-geral da Ágata Gestão e Tecnologia – Consultoria de TI