Momento de oportunidades para geração e gestão eletrônica de documentos

Enquanto o setor gráfico já se prepara para uma retração importante, o mercado de TI ligado à geração e gestão de documentos enxerga novas oportunidades. Se realmente as empresas começam a cortar despesas supérfluas e desperdícios com material gráfico, nesta conta deveriam estar contabilizados os pré-impressos utilizados por elas em documentos de negócio: notas fiscais, pedidos, contratos, boletos, entre outros.

Certamente estes insumos não são encarados como supérfluos, porque o negócio das empresas depende deles, mas o mercado dispõe de soluções de geração e gestão eletrônica de documentos que têm se mostrado altamente viáveis e são cada vez mais aplicadas na otimização de processos, redução e até eliminação deste tipo de impresso.

Até mesmo a burocracia e regulação governamental “altamente” dependentes deste recurso, agora avançam na direção da tecnologia, passando a admitir, incentivar e em muitos casos até exigir o trâmite eletrônico de documentos. Vide o advento da Nota Fiscal Eletrônica. Já adotada por muitas prefeituras país afora, ajuda a controlar melhor o que elas têm a arrecadar das empresas de serviços sediadas em seus territórios.

E tudo isso sem que nenhum dos lados tenha que comprar talões de notas ou caixas de pré-impressos. Em âmbito federal, o Projeto Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) propõe “a alteração sistemática atual de emissão da nota fiscal em papel, por nota fiscal eletrônica com validade jurídica para todos os fins”, de acordo com o Portal Nota Fiscal Eletrônica, do Ministério da Fazenda. É uma tendência em rápida consolidação porque traz benefícios claros para todos os lados envolvidos.
Validade jurídica, desburocratização, maior controle contra fraudes, redução de custos! Muitos processos dependentes dos pré-impressos passam cada vez mais a utilizar papel branco ou até mesmo formatos eletrônicos para visualização em tela, sem necessidade de múltiplas vias, reduzindo áreas de estocagem de diversos modelos de impressos, sua logística de distribuição, seu descarte em caso de qualquer alteração, como no caso da Lei Lei 11785/08, que exige uso de fonte 12 nos contratos de adesão.

As empresas que possuem soluções eletrônicas para composição e geração de documentos não jogarão no lixo uma página sequer de seus contratos. Além disso, a capacidade de implementar formulários inteligentes as permitirá minimizar o inevitável aumento do número de páginas destes contratos através da implementação de cláusulas e blocos descritivos dinâmicos, ou seja, que só serão incorporados ao documento se o cliente de fato contratar aquele produto.

Imagine esse impacto em um contrato de seguros. Não é raro recebermos apólices com dezenas e dezenas de páginas de onde algumas cláusulas realmente se aplicam ao perfil do produto que adquirimos. Quantas páginas poderiam ter sido economizadas? E se pudéssemos receber este documento pela Web, em formato eletrônico, com assinatura digital certificada? Sem papel, sem custo de postagem. Já existe o e-CPF! Esse será o caminho.

E para as empresas que ainda não possuem este tipo de solução ou ainda dependem de sistemas caseiros, sem suporte nem escalabilidade, esse momento de crise, que exigirá esforço ainda maior na redução de despesas, será uma grande oportunidade para se investir em ferramentas de TI, que, se bem dimensionadas, implantadas depois de uma correta avaliação de seus processos com documentos, que seja sob medida para suas necessidades, trarão grandes benefícios e um retorno muito mais rápido do que o mercado costuma oferecer em outras áreas.

Rubens De Souza é Gerente de Negócios da DocPath Document Solutions Brasil