Seja um expositor nota 10!

Nas feiras, o expositor recebe os visitantes de forma calorosa, para conversar pessoalmente, olho no olho, além de solidificar relacionamentos comerciais, prospectar novos clientes, divulgar produtos e fazer negócios.Então, ao planejar o estande, é imprescindível que o expositor mantenha o foco nos objetivos que o levaram a investir naquela feira. É necessário, portanto, treinamento, uma cuidadosa preparação, investimento em tempo e recursos para que sejam aproveitadas todas as oportunidades que uma feira oferece. Portanto, não se esqueça que feira não é festa e sim negócio!
 
Estabeleça Objetivos
São inúmeras as razões que levam as empresas a investirem em feiras de negócios. Entretanto estes objetivos geralmente podem ser agrupados em dois grandes grupos, sendo recomendável que desde o início da preparação fique muito clara a opção desejada: a) realizar vendas diretas; b) potencializar vendas indiretas.
 
Se o objetivo for realizar vendas diretas, as metas poderão ser claramente estabelecidas em função da expectativa de vendas, refletindo no planejamento de estoques, logística de distribuição, treinamento de vendedores, entre outros.
 
Por outro lado, se o objetivo for potencializar vendas indiretas, não será fácil a definição de metas, por envolver parâmetros intangíveis e normalmente difíceis de mensurar. Neste caso, o expositor deve ter em mente que a participação em feiras é uma estratégia comercial duradoura cujo principal objetivo é transformar contatos comerciais em contratos de vendas.
 
Além disso, cabe ressaltar que as metas impostas devem ser realistas pois, se forem subestimadas, poderão inviabilizar o investimento ou se tornar pouco desafiadoras e, em contrapartida, se superestimadas causarão a sensação de fracasso.
 
 
Elabore um orçamento detalhado
Esta etapa é essencial à participação com sucesso no evento e é, sem dúvida, iniciativa importante para racionalização dos custos, exigindo desde o cálculo de gastos com pessoal e a organização do estande, até a segurança para expor os produtos dentro de uma relação custo/benefício positiva.
 
Estabelecidos os objetivos, as metas e o planejamento financeiro, a decisão de participar de uma feira fica condicionada a capacidade de investir. Se a capacidade de investir não atende às necessidades do planejamento financeiro certamente os objetivos e metas deverão ser reavaliados, pois nas feiras de negócios as empresas ficam expostas perante o mercado.
 
 
Escolha a feira certa
A decisão de participar em uma determinada feira deve estar consubstanciada em um sólido conjunto de informações que conduz a escolha da feira certa. E para tanto, é necessário percorrer um longo caminho que passa pelos seguintes principais pontos:
 
• Municie-se de dados sobre o mercado de feiras, compreendendo, entre outros:

    - Calendário de feiras;
    - Perfil e os dados estatísticos das feiras;
    - Pesquisa do mercado-alvo;
    - Planejamento financeiro;


• Esteja presente em feiras, vendo tudo com olhos de visitante e com olhos de expositor e conversando com promotores, expositores e visitantes;
 
• Invista em viagens de prospecção de negócios para ganhar experiência sobre as peculiaridades do mercado em que se pretende penetrar;
 
• Mantenha o foco em objetivos claros e alinhados com os objetivos globais da empresa;
 
• Decida com um ano de antecedência, possibilitando que múltiplas atividades sejam adequadamente planejadas, o que resulta em eficácia e economia. No limite, a decisão pode ser tomada com 06 meses de antecedência, desde que o expositor conte com uma boa dose de experiência ou com o apoio de uma empresa especializada em feiras e eventos.
 
 
Planeje Detalhadamente
Muitas vezes ao decidir investir em feiras, a empresa não disponibiliza recursos suficientes para o planejamento, coordenação e controle das múltiplas atividades necessárias à participação no evento.
 
De fato, é um erro pensar que isto representa economia. Na realidade, este posicionamento coloca em risco todo o investimento realizado na prospecção de negócios e pode até comprometer a imagem da empresa que se apresenta inadequadamente em uma feira. O correto é construir um sólido núcleo de profissionais capacitados para o desenvolvimento de um planejamento detalhado e realimentado pelas experiências de eventos anteriores e que:

    - Comece com um check list elaborado com pelo menos 06 meses de antecipação;
    - Defina pontos críticos para verificação, diligenciamento e ativação de providências;
    - Disponha de estrutura para desenvolvimento de fornecedores e estabelecimento de parcerias.
     

Cuide do Treinamento
Nas feiras de negócios o interesse do visitante é disputado por empresas concorrentes presentes no mesmo espaço. Se o expositor escolheu a feira certa, o desafio é, primeiro conquistar a atenção do potencial cliente, desenvolvendo um planejamento de comunicação e marketing consistente e, depois, manter o seu interesse, quase sempre fugaz, com técnicas de estímulo e diferenciais de atendimento. Neste contexto, a equipe de atendimento faz a diferença.
 
 
Selecione bons Fornecedores
 
Os expositores devem se estruturar para selecionar fornecedores à altura de seus objetivos, para não correrem o risco de ficarem administrando problemas gerados pelos contratados durante a feira, perdendo a preciosa oportunidade de realizar novos contatos e ampliar oportunidades de negócios. Por esta razão, a seleção de fornecedores não deve ser efetivada exclusivamente em função do preço.
 
Pensando que a participação em feiras é uma decisão estratégica e duradoura, o ideal é que o expositor desenvolva um cadastro de fornecedores, tecnicamente estruturado para conduzir a futuras relações de parceria.
 
 
Mostre-se
Mostre-se durante o pré e o pós-feira. Seja com anúncios diretos, seja com mídia espontânea. Sempre fazendo alusão a sua presença na feira e, se possível, divulgando o que vai mostrar no evento ou as conquistas obtidas.
 
Assessores de imprensa e publicitários que cuidam dos seus anúncios devem ser criativos e eficazes nessa hora e não podem perder de vista a importância de repercutir a sua presença no evento.
 
 
Durante as Feiras anote tudo
O visitante é atraído ao estande como resultado de um árduo trabalho de preparação. Neste momento a equipe de atendimento deve estar preparada para investigar o foco de sua atenção, suas opiniões sobre os produtos e serviços expostos no estande e abrir portas para a continuidade do contato. Não deixe de construir uma poderosa base de dados.
 
No pós-feira surpreenda o potencial cliente
Não perca as oportunidades de negócios geradas às custas de tanto recursos. Planeje as ações de vendas com antecipação para que tudo seja feito com muita rapidez e clareza visando consolidar o contato realizado na feira e demonstrar eficiência de atendimento.
 
Administre com firmeza a elaboração de orçamentos e propostas, a realização de visitas, o envio de amostras e diligencie o atendimento a toda e qualquer pendência registrada em decorrência de contatos mantidos durante a feira, pois de nada adianta ter causado boa impressão na feira e depois ser ineficiente nas providências seguintes.
 
Não caia na “tentação” de ver as feiras de negócios como um ambiente sedutor em que os contatos comerciais acontecem em um passe de mágica. Como quase tudo na vida, a aplicação destes conceitos exigirá muito esforço, determinação e foco correto.
 
Reginaldo Valentim Chaves é gerente geral da Feiras do Brasil, Central de Informações sobre Feiras de Negócios