Urgente versus importante na revisão de processos

Para ganhar mais competitividade no mercado e manter os negócios em andamento num contexto de crise econômica, as empresas estão procurando alternativas na criatividade e na própria experiência. O momento é de otimização, de fazer mais com menos e de reforçar a importância da tecnologia como aliada na conquista dos objetivos do negócio.

Quando se alinha governança corporativa com governança de TI, qualquer crise, vinda de fora ou não, pode ser enfrentada de forma planejada, utilizando-se metodologias para avaliação e mensuração de necessidades. Nesse momento, é necessário perceber a diferença entre o urgente e o importante. As urgências podem ser identificadas mais facilmente, já que mobilizam e exigem solução rápida para um momento específico. Mas o importante requer uma decisão que gere mais eficácia, seja duradoura e evite nova ocorrência de falhas.

Um modelo sustentável de administração precisa de uma gestão eficiente e eficaz ao se valer da tecnologia para atender às reais necessidades das áreas de negócio. É por isso que se fala tanto em revisão de processos. Essa ferramenta coloca à tona de forma clara e organizada quais são e como estão sendo realizadas as atividades, fornece as orientações para a criação ou renovação de modelos de trabalho e ainda revela indicadores e métricas. Otimizar é definir o essencial e requer simplificação de etapas e processos. Talvez por isso sempre traz algum desconforto à equipe ao apontar seus erros e acertos.

Uma pesquisa mundial feita pelo Gartner sobre o uso de BPM (business process management ou gerenciamento de processos de negócios) confirma, em resultados preliminares, que as empresas podem reduzir em até 20% os custos operacionais já no primeiro ano da sua implantação. E num levantamento feito com participantes do BPM Gartner Summit 2009, evento realizado em fevereiro em Londres, 70% deles afirmaram que o BPM é visto como a “salvação” para suas empresas na crise, incluindo aqueles que já faziam uso da ferramenta antes desse cenário.

Uma condição para que essa união entre tecnologia e negócios gere resultados é o fornecedor entender   profundamente  do negócio e estar  comprometido o suficiente para usar a favor da empresa as informações que obteve ao  levantar, mapear e analisar  cada etapa do processo. O bom senso no uso dessas ferramentas e metodologias requer uma habilidade em TI para embasar as tomadas de decisão de forma constante e segura. A figura humana tem um papel indispensável. Focado no ponto certo, o profissional consegue ver as oportunidades possíveis e aí, sim, aproveitará melhor sua capacidade criativa para rever os planos estratégicos do negócio,  indicando soluções de TI  e novas formas de trabalhar, reavaliando e readaptando - todo o processo, se for preciso.

Recentemente, um analista do Gartner declarou que as empresas com alta tecnologia não vão sobreviver sem a revisão de seus processos. Mas o recado também começa a fazer sentido, ao menos no Brasil, para pequenas e médias  empresas, que podem usar a tecnologia, de acordo com suas possibilidades, para manter e avançar sua posição no mercado mesmo num longo prazo.

Edmilson Rosa é consultor de gestão de processos, especialista em governança de TI e diretor da P2HE