Sua empresa está preparada para a nota eletrônica?

Nos últimos meses, a nota fiscal eletrônica é tema recorrente nas empresas que comercializam produtos no Brasil. É a bola da vez, prioridade zero, seja qual for o tamanho e segmento de atuação. Não há como ficar de fora do projeto de modernização fiscal do governo federal. Regra válida, claro, para aqueles que cumprem com os deveres tributários.

A mudança é realmente inevitável e abrangente. Mas a migração do papel para o modelo digital é bem mais que um assunto tecnológico. Afeta por completo a rotina da operação comercial, dos processos logísticos e administrativos. Estamos estabelecendo um paradigma no país. Aos poucos, os documentos eletrônicos desenham o novo sistema tributário do Brasil. Nesse momento, estamos passando por uma travessia chamada adaptação. E algumas empresas estão mais suscetíveis do que outras.

Por falta de informação e orientação, empresários e profissionais experientes se surpreendem com as mudanças implícitas na adoção obrigatória da nota fiscal eletrônica. Por trás da eliminação do documento em papel, há um emaranhado de detalhes. E o preço para quem tropeça na implementação pode sair caro. Por exemplo, quanto ao abastecimento logístico. É que, com o processo de emissão da nota totalmente eletrônico, se os dados não estiverem 100% compatíveis com os campos pré-estabelecidos, a nota não é gerada. Será necessário parar e checar qual o erro e corrigi-lo. Nesse caso, o que deveria durar segundos pode demorar horas.

Sem gerar a nota eletrônica, o caminhão não sai do pátio. Fica lá, parado, esperando. Imaginemos uma companhia de cimento. Depois de encher o caminhão, a empresa precisa chegar ao seu destino em menos de duas horas antes que o produto endureça. No caso de um problema na emissão das notas, essa empresa tem três opções: jogar fora o cimento, correr o risco de perder também o caminhão ou liberar o caminhão sem a nota. As três são inapropriadas e trazem prejuízo.

Antes, a companhia só corria o risco de ser multada se o fiscal batesse à porta. Agora, tudo é informado à Secretaria da Fazenda no exato momento da emissão. Possíveis falhas tornam-se evidentes. Além de gerenciar a emissão das notas, há outras questões a atentar. No modelo eletrônico, não há mais talonário em papel. Mas permanece a regra de se guardar as informações por seis anos. Sua empresa sabe onde vai armazenar esses dados? Como? Qual o grau de segurança? Quem está responsável pelo controle? Esses são alguns dos questionamentos necessários.

Para as corporações, as mudanças são absorvidas pelas equipes internas, envolvendo tecnologia, contabilidade, logística e áreas afins. Mas nas pequenas e médias empresas ou naquelas que emitem poucas notas por mês, não há como distribuir as tarefas. A crítica missão de se adaptar cabe a um ou dois funcionários, apenas. Para enfrentar a desvantagem tecnológica e a falta de infraestrutura interna, considere a possibilidade de contratar um serviço terceirizado.

O investimento com a migração para o modelo eletrônico é fato. Resta saber qual a melhor forma de fazê-lo. Observe que existem no mercado soluções para todos os tamanhos de negócio. Se sua empresa está se preparando para adotar a NF-e é preciso avaliar o custo de internalizar o desenvolvimento do sistema com o de terceirizar a solução completa: sistema de emissão e gerenciamento, hardware de segurança e armazenamentos das notas fiscais pelo prazo de seis anos. Se a opção for terceirizar a companhia paga de acordo com o volume de notas fiscais emitidas, mensalmente, e não precisa se preocupar com a operação e infra-estrutura.

A nota fiscal eletrônica traz mudanças que envolvem tecnologia, processos e pessoas. Assim, seja qual for a solução escolhida o mais importante neste momento é estar atento aos prazos estipulados pelo Governo. Afinal, é preciso que haja tempo suficiente para implementar as soluções e não ocorram “surpresas” de última hora.

Marco Zanini é diretor Geral da NFe do Brasil.