Oportunidades com SPED: uma via dupla de conhecimento para o empresário

Ao analisarmos o cenário atual onde a cada duas horas uma nova norma é editada no Pais e, ao nos depararmos com um grande número de regras legais, burocracias fiscais, complexidade operacional em virtude da legislação brasileira, parece difícil acreditar que o SPED - Sistema Público de Escrituração Digital – possa ser um meio ou um caminho, que irá oferecer oportunidades aos empresários para melhoria de gestão, devido à tamanha complexidade na qual estamos inseridos. Porém, observando minuciosamente o sistema e a transformação que ele acarreta dentro das instituições, será possível vislumbrar horizontes luminosos e um trajeto organizacional que traz ganhos à empresa.
 
Como isso pode ocorrer é o que o leitor deve estar se perguntando. O que acontece hoje é que o projeto de escrituração digital tem possibilitado aos gestores olharem para dentro de casa de uma forma diferente, isto é, eles observam dois pontos fundamentais para todo o processo que o SPED solicita: o primeiro ponto é a qualidade da gestão das informações da companhia e, o segundo, a capacitação dos usuários, colaboradores internos ou dos envolvidos no processamento dessas informações.
 
Por exemplo, inúmeras empresas imaginam que possuem todas as informações necessárias para a entrega do SPED fiscal. Para tanto é imprescindível ter os livros fiscais, a apuração de impostos e o inventário (estoque) em ordem. E observa-se ainda que, mesmo com toda a tecnologia presente, persistem  técnicas de contagem de estoque ou de almoxarifado que não traduzem o que verdadeiramente existe no armazém ou no estoque. Não ter qualidade nas informações a serem reportadas, já contribui significativamente para problemas graves no futuro junto ao SEFAZ.  
 
Por que isso acontece? Como isso acontece se há tecnologia e sistemas disponíveis? Na verdade, o que não há nas companhias são controles e processos bem definidos na gestão operacional e conhecimento sobre práticas corretas para gerir as operações de recebimento, manuseio na produção, faturamento e expedição, alocação de custos, rateios e escrituração integrada de todas as movimentações que aconteceram na empresa desde a chegada ou a saída de mercadorias, bens ou serviços.
 
O mais simples que seria a contagem física dos estoques, não é confiável numa grande parte das organizações, o que indica prováveis perdas de controles e até financeiras. Armazenar, gerir e disponibilizar com controles pode dar ao empresário a visão do que ele precisa e quando, sem dispender investimentos em compras desnecessárias, por exemplo.
 
O projeto SPED, em um primeiro momento, parece aos olhos do empresariado brasileiro uma “criatura” ou “um monstro”, que causa impactos profundos na cultura organizacional por conta da transparência que exige, isto é, além de conferir os controles de cada um sobre suas informações, estas “ informações” que antes eram privadas, agora, passam a ser públicas aos olhos do fisco. Além disso, garantir que todas as operações internas estão sendo processadas de forma correta implica ter um quadro de colaboradores competentes, um sistema de gestão adequado e processos bem definidos.
 
O tempo em que as empresas utilizavam do improviso e do famoso “jeitinho brasileiro” está com os dias contados e as empresas que ainda trabalham sob esse lema levam seus funcionários a cometerem erros que poderiam ser evitados com conhecimento e treinamento. Com processos definidos e explicações da estrutura da empresa aos funcionários, é possível minimizar e até mesmo, erradicar erros e fraudes, devido à segurança que essa metodologia de gestão transparente implica.
 
A grande maioria dos empresários já esclarecidos com o “novo cenário” está se voltando para dentro de suas organizações. Muitos precisam aproveitar este momento para entender suas operações de entrada e saída, devem repensar e redistribuir as tarefas e, até mesmo, reavaliar competências e realinhar o foco e objetivos da companhia. É nesse sentido e devido à complexidade do SPED, que se faz presente a necessidade de observar a tecnologia da informação dentro do negócio, ou seja, a grande diferença que ela pode proporcionar em agilidade, em redução de custos e na melhoria da qualidade das informações e processos internos.
 
Como todo grande projeto, o SPED é um projeto multidisciplinar que congrega conhecimento de diversas áreas de uma companhia. Aliar o uso da tecnologia à valorização de cada envolvido no processo pode ser a engrenagem facilitadora de uma boa implementação de controles de processos e soluções. Chegou a hora e todos precisarão de coragem e humildade para olhar para dentro das suas empresas e ajustar o que não está bom sem medo ou “pré-conceitos”. É isso que irá fazer toda a diferença entre o sucesso e o fracasso.
 
Miriam Negreiro é diretora da área de consultoria da ABC71