Mapeamento e Gestão por Processos: o começo da excelência em gestão

Para diversas empresas, este tem sido um dilema recorrente, ou seja, comprar direto um software da geração ERP (Enterprise Resource Planning), ou também conhecido como SIGE (Sistemas Integrados de Gestão Empresarial), pois a empresa está crescendo e as atividades manuais já não suportam mais a demanda e a complexidade do trabalho.

Ou seria melhor primeiramente reconhecer e mapear detalhadamente seus processos organizacionais e aperfeiçoá-los para que não se corra o risco de automatizar/informatizar os erros e as atividades não agregadoras de valor?!

Em realidade, tenho presenciado diversos profissionais, normalmente vendedores de softwares e/ou representantes, até muito competentes (isto é inquestionável), representantes das fábricas de SOLUÇÕES (como eles mesmo preferem autodenominar o core business das empresas em que atuam) que costumam configurar os produtos que comercializam como “Softwares de Sistemas de Gestão”.

É desta conduta terminológica, muito inadequada a meu ver, e sobre a saga de quem adquire estas soluções, que pretendo versar. Quem rotula qualquer software, por mais espetacular que seja, de “solução em sistemas de gestão” é mais do que prova cabal de que sobre “Sistema de Gestão” propriamente dito, realmente entende pouco, ou talvez, quase nada.

Um software, por mais incrível e integrado que possa ser, apenas será capaz de automatizar as rotinas dos processos organizacionais de forma integrada com as mais diversas áreas da empresa. Se isto acontecer, sem absolutamente nenhuma falha (o que seria quase impossível), ainda assim estará muito, mas muito distante, do real significado da expressão: Sistema de Gestão.

Como na grande maioria das vezes estes softwares são adotados por empresas sem que exista, antes de sua aquisição, uma implementação cuidadosa do Mapeamento e Gestão POR Processos, o que acaba acontecendo é a “automatização do erro”!

Como decorrência deste ERRO de comprar um software de ERP antes de mapear e otimizar seus processos atuais, estes profissionais/empresas empurram a “venda casada” com aquilo que chamam horas de consultoria para “customização”.

Customizar um software nada mais é do que adaptar o mesmo, em algum grau, a realidade da empresa, o que significa, via de regra, que o formato atual dos processos está imperfeito. Normalmente, os vendedores destas “soluções” insistem em dizer que a necessidade de customização será pequena, uma vez que o software já fora testado em uma grande quantidade de clientes em diversas partes do território nacional (e até internacional).

Com o passar do tempo, a empresa percebe que já gastou mais em horas de customizações do que nas licenças do software propriamente dito (aliás, estas horas é que caracterizam a grande fonte de rentabilidade destas empresas de softwares) e que, provavelmente, muitas rotinas antigas ainda serão conduzidas sem a integração prometida.

Ou seja, os aplicativos como EXCEL, ACCESS e outros softwares isolados e não integrados serão utilizados em separado e, portanto, sem alternativas de rodarem DENTRO da então “solução integrada”.

O CIO, tido como o profissional que acaba decidindo pela compra destes softwares, que interpretou aquela “solução” como adequada, não terá o conhecimento suficiente ou até mesmo a coragem necessária para assumir (junto ao CEO ou ao CFO) que comprou, em realidade, a solução ERRADA. Não terá a força para assumir que uma fase anterior (Mapeamento e Gestão por Processos) deveria ter sido realizada com mais cuidado e cientificidade.

Por conta desta OMISSÃO da realidade, os softwares ficam mantidos, funcionando como podem, até porque se chega a um ponto em que retirá-los seria uma alternativa pior ainda do que mantê-los.

Esta parece ser a dura realidade. Muitas empresas fabricantes destes softwares já assumem isto, pelo menos internamente, e defendem que dentre àquelas horas de customização (venda casada) devem ser despendidos esforços específicos para Mapeamento e Gestão por Processos.

Este trabalho deve ser considerado preliminar e alicerce para qualquer outro esforço organizacional, desde a compra de um ERP, passando pelas implementações das normas de sistemas de gestão (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SA 8000, entre tantas outras) chegando até a gestão por competências e remuneração variável.

Comprar um software de ERP e apenas fazer as tais customizações sem antes aplicar uma metodologia consistente de Mapeamento e Gestão por Processos pode ser um “tiro no pé”, pois não é incomum que estas customizações aconteçam apenas para automatizar a “estupidez processual” (e não mais o erro)!

Nenhuma empresa de software que vende, junto com as horas de customizações, as horas de mapeamento de processos, está de fato independente e jamais aceitariam que alguém dissesse que seu software (já vendido... lembre-se disto) não seria capaz de executar eficazmente uma rotina específica daquela empresa. Esta notícia seria uma bomba inadmissível na relação comercial.

Nossa empresa detém de uma metodologia inovadora e extremamente diferenciada para Mapeamento e Gestão por Processos (denominada de Gerenciamento orientado a ENTREGA por meio dos OBJETOS) como forma estruturada de reconhecer a empresa e seus processos organizacionais atuais (sem mentiras), reagrupá-las a luz dos conceitos acadêmicos de Processos, Subprocessos, Macroprocessos e Ambientes de Gestão e ainda desencadear uma série de mecanismos de diagnose para encontrar diversas oportunidades de melhoria (chamado pela metodologia de Karoshis) e suas formas de correção/prevenção/aperfeiçoamento (chamada pela metodologia de Teians).

Somente depois deste tipo de trabalho tendo sido realizado, a empresa terá subsídios confiáveis para escrever procedimentos documentados (somente das atividades efetivamente agregadoras de valor as operações), mapear os requisitos de competências por cargos conforme os processos organizacionais devidamente mapeados, remunerar por desempenho/performance e uma série de outras iniciativas extremamente relevantes para a excelência da gestão.

Implementar modelos de Excelência em Gestão sem antes aplicar um modelo estruturado de Mapeamento e Gestão por Processos seria como construir uma casa de alto padrão num terreno pantanoso.

Pense nisto!

Tirá-lo da zona de conforto e fazê-lo refletir e agir é minha principal função. Você sempre é o único culpado por tudo de bom e de ruim na sua vida!

Se você acha que pode....tem razão, mas se acha que não pode...infelizmente também tem razão!

CEO da Gauss Consulting, empresa especializada em consultoria instrumental e assessoria especializada.