Comitê de processos o catalisador organizacional

Às vésperas da Décima Edição do Congresso Internacional da Gestão promovido pela Qualidade RS (PGQP), que este ano traz como tema central: “Crise: Gestão da Mudança e Oportunidades”, fomos convidados a apresentar o workshop “Como Gerenciar Projetos em Tempos de Crise Usando Visão Progressiva". Este convite, além de um desafio, nos permite compartilhar experiências e multiplicar o conhecimento no âmbito multidisciplinar do gerenciamento de processos de negócio.

Ainda vivendo sob a sombra da crise internacional, é necessário aproveitar ao máximo os recursos para acelerar o desenvolvimento dos negócios, incluindo técnicas de gestão e ferramentas eficazes. Em sintonia com esta tendência, a prática de BPM tem se mostrado o modelo de gerenciamento ideal para atender qualquer desafio, pois uma organização é um conjunto de processos dinâmicos que se comunicam entre si e precisam estar sincronizados como o mecanismo de um relógio suíço.

Todos os envolvidos no gerenciamento de negócios são unânimes em reconhecer que os processos devem receber atenção maior que as próprias unidades funcionais para que se obtenha o desempenho exigido pelo mercado global. Entretanto alguma empresas ainda resistem em alinhar seus objetivos estratégicos aos processos e adotar práticas de governança corporativa. O foco principal desta dificuldade é um entrave chamado “O Desafio da Complexidade”. De acordo com especialistas, as organizações que conseguem lidar melhor com as mudanças, têm mais chances de competir no mercado de padrão global.

Infelizmente muitas organizações possuem em seu quadro executivo lideranças frágeis ou paternalistas que não conseguem fazer com que a equipe se alinhe às estratégias e processos adotados, levando a atuações desconexas e gerando fraco desempenho. Isso porque em muitas organizações existe um abismo entre teoria e prática e não raras vezes as mesmas organizações que apresentam discursos que primam pela alta qualidade, convivem com problemas estruturais quase prosaicos. Um modelo de gestão para alinhar objetivos estratégicos a processos de negócio é o BPM.

A gestão de processo de negócio permite à organização integrar as áreas de Vendas, Marketing, Produção em torno de seus processos a fim de torná-los gerenciáveis e com rápida capacidade de mudança. Essa agilidade só é possível quando os processos estão devidamente mapeados e automatizados. A maior dificuldade que as organizações encontram é a alta complexidade de mapear e automatizar processos A maioria conta com sistema de gestão ERP, que faz praticamente tudo o que uma organização precisa.

Contudo esses sistemas têm suas limitações, pois como normalmente se trata de um produto pré-elaborado para uma vertical de mercado, apresenta parâmetros fixos. Sabemos que cada organização tem suas particularidades é aí que a gestão de processos faz a diferença. O ideal é tratar os processos de forma independente usando o modelo BPM. Nessa Arquitetura organizacional os processos de negócio se tornam uma “quarta camada”; um nivelamento extra que confere o salto competitivo à organização.

Agora que compreendemos a importância desse ganho passamos para a próxima etapa, que é conclusiva. Embora hoje possamos dispor de tecnologias para alavancar mudanças, enfrentamos o desafio da resistência. Mesmo considerando-se a complexidade de um sistema de gerenciamento, não é preciso recorrer a consultorias caríssimas para resolver tudo isso. O trabalho pode começar agora de modo muito prático e econômico. Em primeiro lugar é preciso alinhar os objetivos estratégicos, processo e pessoas. Para isso a criação do “Escritório de Processos” ou “Comitê de Processos” é uma ótima alternativa.

A estratégia permite a implementação da gestão de processos na empresa com a ajuda de um ambiente diferenciado que facilita a aceitação da mudança e permite que pessoas se comprometam com o projeto. Ainda vale lembrar que os processos representam o conjunto de atividades e tarefas realizados por toda a organização visando o cumprimento de determinados objetivos. Este processos precisam ser executados no sentido de garantir a gestão de conhecimento e a busca por melhoria continua no desempenho empresarial. Para tanto, o Comitê assume o papel de catalisador organizacional, assegurando a perfeita harmonia entre os sistemas.

Ao constituir o “Comitê de Processos” a alta direção deve definir uma política de atuação. Este posicionamento assegura autoridade aos membros do Comitê, que a partir daí parte para a definição dos objetivos e metas de desempenho, que logicamente devem ser compatíveis com a política adotada. Outra providência importante é garantir que as responsabilidades de cada membro sejam comunicadas a toda a organização para que os processos sejam instituídos, implementados e mantidos em um ambiente cooperativo.

Além disso, essa nova ordem exige que um membro de confiança da organização verifique e relate à direção o desempenho do “Comitê de Processos”, incluindo qualquer necessidade de melhoria. Deste modo é possível redefinir padrões, empregando técnicas e ferramentas para gestão de processos organizacionais de alta performance. Este núcleo também treina e desenvolve a equipe com base nos conceitos e técnicas de gestão de processos; dá apoio ao gestor no acompanhamento e avaliação dos processos e monitora o desempenho de situações críticas.

Vale lembrar que o “Comitê de Processos”, por sua importância, não deve ser criado a partir de uma ação impulsiva, sem planejamento e estruturação adequada. O objetivo desta ação qualitativa não deve ser a busca por resultados urgentes, mas por melhorias consolidadas a partir da evolução organizacional como um todo.

Alexandre Mota é fundador da IntraFlow Tecnologia e diretor da Assespro-RS